社會責任文件控制程序.doc

XY有限公司 社會責任系統程序 社會責任文件控制程序 文件編號：SAP.09.0 版本：Initial 日期：June 頁數： PAGE 1 (共 NUMPAGES 4頁) 編寫： 檢閱： 批準： 1.0 目的 描述"社會責任體系程序"相關文件的編寫、發放、及修訂控制方法。 2.0 範圍 應用在本公司"社會責任手冊"中"社會責任體系程序"。這些程序，為要控制本公司SA8000各項有關社會責任體系的活動。 3.0 定義 3.1 "社會責任體系程序"是描述本公司SA8000社會責任系統活動的目的、範圍、定義及詳細步驟等。為簡單起見，以下用「程序」代替"社會責任體系程序"。 3.2 MR : 管理代表(Management Representative)，亦即是社會責任管理代表，以下簡稱"MR"。 4.0 職責或引用文件 社會責任手冊 5.0 程序 5.1 "社會責任體系程序"的管理 5.1.1 編寫 每"程序"的撰寫人由MR指派，其名在"程序"的「編寫」一欄內。 5.1.2 文件編號 每"程序"之編號由MR負責編排；例如在SAP.09.02"社會責任內部評審程序"中： SAP代表"社會責任體系程序" 09代表本程序是"社會責任手冊"中SAM.09"管理系統"中的其中一個程序 而02是該章中的第2號程序 5.1.3 格式 程序的頁包括下列各項： 文件名稱 文件編號 版本 日期 頁碼及總頁數 編寫 檢閱 批準 5.1.4 內容 文件內容有下列各項： (1) 目的 將該程序的目的和意圖控制的東西寫出來。 (2) 範圍 將該程序的應用範疇和何時何地使用寫出來。 (3) 定義 解釋一些該程序內提過的專有名詞或縮寫。 (4) 職責或引用文件 在該程序內描述的活動有關連的參考文件指示出來；及介定相關活動的執行者。 (5) 程序 詳細描述該程序的各步驟,儘可能示出：甚麼？何時？何地？怎樣？及何故？各項。 (6) 記錄 詳細描述該程序內各種社會責任系統記錄及說明每種記錄之存檔部門、方法或保存期限。 5.1.5 發放 程序由董事總經理審批，由MR負責發放。 程序原稿用來覆印發放,原稿由MR蓋上紅色"受控原文件"印及存檔，更改後，舊的原稿也應存檔在Master File以便翻閱參考，但需在舊版本加上作廢識別。 舊版本於作廢後半年，可由MR決定後毀棄。 由原稿覆印的程序,每份的首頁均用藍色"受控文件"印。 MR 根據發放名單進行發放程序。名單由 MR 存檔於 Master File 內。 收件人也收到發放人發出的一份"社會責任系統程序目錄表"列明各社會責任系統程序之最新更正版本編號。 當MR發出新更正之版本時，MR需同時負責將舊版本收回。 5.1.6 存檔 所有程序之原稿由MR 存檔於 Master File 中，Master File 中有: 程序原稿 (新舊各版本) 質量系統程序目錄表 收件人名單 5.1.7 程序更改要求 XY成員均可隨時向MR要求更改程序。但"要求更正"需得程序之批準人細閱後會同MR一同決定應否更改。 5.2 廠內其他工作指示或管理規定控制 5.2.1 這裡的“廠內其他管理規定或工作指示”的編寫和發放，也是受到控制，這些文件有： 機器、設備或工序操作步驟及維修保養方法(工作指示) 各部門為要加強對某種機器、設備或工序的操作步驟控制，確保适當地進行操作以保証產品之質量，除經討論及培訓外，並將操作過程文件化備考。 權威性地確定為一種指導、指示或行動規則(管理規定) 為方便公司之管理，而預先制定的規則；以作為行為的標準(如合同、條約、契約、法律等)，此些內容亦須文件化。 5.2.2 上述兩種文件由相關部門或人員編寫，並在文件上註明編號、版本、頁數、編寫日期、並經由適當人員檢閱及審批後，蓋上紅色<受控原文件>印方為有效。 5.2.3 文件完成後必須存檔及保存一份文件檔案目錄。 5.2.4 如有關文件需要發放副本，須在文件檔案目錄上註明收件人並在文件副本上蓋上藍色<受控文件>印。 5.2.5 文件經修訂後重新5.2.2至5.2.4節。 6.0 記錄 無