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刍议档案管理信息化 随着信息化的发展，特别是以互联网为代表的网络时 代的来临，档案管理现状已不能适应档案事业的发展需要, 信息技术的广泛应用和电子商务的加快推进，使档案基础 业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。这是信息时 代的必然趋势，只有改变传统的档案保管、利用、检索方 式，建立健全适合档案的现代化管理模式，才能避免档案 管理工作脱离社会，避免档案机构变成纯粹博物馆式的收 藏组织，才能有效地保护馆藏历史档案，对节约人力、物 力、财力，提高档案管理工作效率，创造更好的经济效益 等方面都具有重要的意义。 一、档案管理信息化的内涵 （一）档案管理信息化的定义 档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案资料 通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资 源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资 源的社会共享。对档案资料进行数字化加工，就要求根据 不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检 索、分类、归纳和汇总，以实现信息化管理。其特征如下: ①档案信息的数字化和网络化；②档案信息接收、传递、 存储和提供利用的一体化；③档案信息利用的共享化；④ 档案信息服务的社会化。 （二）档案管理信息化的主要内容 档案管理信息化内容包括：①信息化的基础设施建 设。软件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件，是 档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心 是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的 必要手段。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和 社会发展的战略资源之一，其开发和利用是档案信息化的 核心任务，是档案信息化建设的实效所在。③档案的标准 规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之 一，主要包括电子文件的归档和电子档案管理，档案信息 的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用，逐 步形成档案信息化的标准规范体系。④档案信息化的应用 体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建 设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化 的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。 二、档案管理信息化发展的制约因素 （一）档案信息化管理基础工作不牢 主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施 的问题是指实施信息化管理的工具缺乏，硬件设施主要是 相关的一系列必要的工具器材，如计算机、打印机、扫描 仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、 磁盘等等，由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作 保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往就 会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案 转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响，快捷高效 的信息化管理便无从谈起。软件环境是指档案信息管理各 个环节的标准规范。比如在把纸质的档案转换成电子文档 这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案 应该釆用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不 同的部门和人员处理就有不同电子格式，增加了信息化管 理的工作量和工作难度。还有一些电子表格，同一种表格 不同部门或人员填制的格式互不相同，也增加了档案整理、 归档的难度。如各类表格，其填写往往缺乏完整性，备注 栏填写各式各样等情况大量存在。同时，在电子档案的保 管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的刚性的要求， 存在很多人为主观因素。 （二）档案信息的保密安全性差 档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点 决定的，档案信息共享也是档案信息化建设的一个基本目 标。而信息共享具有限制性，即在一个特定范围内共享； 档案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管 理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息泄密的渠道 和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理 计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、 剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下 档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽 性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信 息在泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救 控制。因此，档案信息共享与安全保密形成了矛盾。 （三） 可利用的档案信息资源少 档案馆承担着档案保管和档案利用的职能，但是，长 期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的 收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。即重视档 案馆内部组织管理，轻视研究和预测社会对馆藏信息的需 求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆 藏档案信息的政治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会 性和文化性；重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信 息整合为中心的“后保管模式”。浏览网上档案馆就会感觉 到可利用的档案信息资源实在是太少了，读者不愿光顾。 （四） 档案管理人员素质偏低 作为一名合格的档案信息化管理工作者，不