文件受控管理规定.docVIP

中山市金哥电器实业有限公司 文件名称：文件受控管理规定 文件类别 管理规定 编号:JG-HR-B-201301 版本：A0 1/3页次 生效日期目 的： 确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。 范 围： 本程序适用于质量体系文件和资料的控制。 定 义： 3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。 3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。 3.3三级文件：技术性文件： 3.3.1技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书等。 3.4四级文件：质量记录（表单记录类）。 职 责： 4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场所的文件为最新、有效的文件。 4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。 程 序： 5.1 文件的编写、审核及批准： 项目 序号 文件级别 编 写 审 核 批 准 控 制 部 门 5.1 一级文件 ISO专员 管理者代表 总经理 文控中心/部门 5.1.2 二级文件 主管、相关人员 经 理 管理者代表 文控中心/部门 5.1.3 三级文件 相关人员 主管、工程师 经理 文控中心/部门 5.1.4 四级文件 相关人员 主管 经理 文控中心/部门 5.4 文件的更改、回收及作废 5.4 5.4 5.4 5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件 5.5 文件的保密管理及正本文件的保存年限 文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。 6.流 程：见附件：文件控制程序流程图 流程图 权责部门 制定/更改 制定/更改 提出申请 提出申请 核准NG 核准 OK 登 登 记 发 发放/回收 归档 归档/保存/作废 各部门 各部门 总经理、管理者代表、经理、文控中心 文控中心、相关部门 文控中心 文控中心、相关部门 6．1文件编号方法： 6．1．1制度文件： JG HR AO [2011] 01 文件编号 年份 文件类别代号 部门代号（人力资源） 公司代号 6．1．2通知性文件： 万通字 HR [2011] 第001号 文件编号 年 份 部门代号 公司名称 HR代表人力资源 CW代表财务部 SC代表生产部 YX代表营销部 GC代表工程部 JH代表PMC部 PG代表品管部 6.1.3合同文件：合同文件 JG YJ 111103 01 文件编号 年月日 合同类型 公司名 编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期：