物业管理实务课件 第一章教学资源包流程图绘制方法.docVIP

附录一：流程图绘制方法 （一）选用流程图的符号 国际上通用的一种流程图是“矩阵式流程图”，这种流程图分成纵、横向两个方向，纵向表示工作的先后顺序，横向则表示承担该项工作的部门和职位，通过纵、横两个方向的坐标，就可以达到流程管理的要求，既解决了先做什么、后做什么的顺序问题，又解决了由谁来做的责任问题。 在流程图中，不同的符号有不同的含义，在企业内部应统一使用。对于矩阵式流程图，美国国家标准学会（ANSI）规定出如下管理流程设计标准符号。 1. 流程的开始或结束，用矩形来表示。 2. 具体任务或工作，用矩形来表示。 3. 需要决策的事项，用菱形来表示。 4. 流程线，用带箭头的直线来表示。 5. 信息来源，用倒梯形来表示。 6. 信息储存与输出，用平行四边形来表示。 流程设计常用符号如图9-1所示。 椭园——流程的开始或结束 矩形——具体任务或工作 菱形——需要决策的事项 带箭头的直线——流程线 倒梯形——信息来源 平行四边形——信息储存与输出 图9-1 流程图常用符号示例 实际上，管理流程设计的标准符号远不止上述所列的。为了使流程图简洁、明了，企业可根据实际需要，使用其中的一部分即可。一般情况下，只使用1-4项规定的4种符号就基本可以满足绘制流程图的需要了。 （二）流程图的绘制说明 1. 流程图的纵、横坐标 短阵式流程图分成纵、横两个方向，纵向表示工作的先后顺序，横向表示承担该项工作的部门和职位，从图的左上角开始，职位级别从高到低排列。通过纵、横两个方向的坐标，就可以将某项业务工作明确定位，使业务流程一目了然。 2. 流程图的层次级别 一般来说，物业公司的流程图可分为一、二、三级。 （1）一级流程图即企业级的流程图，如企业经营决策流程图、主导业务流程图等。 （2）二级流程图即部门级的流程图，如秩序管理流程图、环境管理流程图、人力资源管理流程图等。 （3）三级流程图即部门内具体工作的流程图，如业主入住管理流程图、物业报修服务流程图、物业费用收缴流程图等。 流程图应该是环环相套的。上一个级别的流程图中的一个节点，到下一个级别可能就会演化成一张流程图。 3. 绘制流程图的注意事项 绘制流程图时，企业一般要注意以下七个方面。 （1）流程图要做好编号，上、下方各栏也要清晰填写，以便于信息化管理及企业内相关部门存档管理。 （2）要在图中描述出流程的起点和终点，整个流程是一个从“开始”到“结束”的闭环过程。 （3）要一一绘出流程的关键节点，避免遗漏。绘制时，可先考虑以下6个问题：谁（Who）、什么（What）、为什么（Why）、何处（Where）、何时（When）、如何（How）。这样，有助于大家全面思考问题，不致遗漏流程项目。 （4）要注意流程节点的连接方式，弄清楚是并行连接还是串行连接，每一节点的工作事项一定要与相应的职位对应。 （5）要注意流程线的指向。 （6）要将流程节点中的一些关键输入输出变量在流程图上标示出业。 （7）流程图要尽量简要明了，不太重要的内容和解释说明性的文字可在流程说明中表述，而不必表现在流程图中。 在实际操作中，流程图的制作最好通过公司中高层领导讨论的方式来进行，也可让公司的员工代表参与进来，这样可以集思广益，有助于流程的优化。在讨论时可以在预先准备的白板上，以报事贴代表任务，来绘制流程草图，由于报事贴可以随时粘贴、随时取下，便于修改。在讨论确定之后，再由一位员工执笔，并最终确定的流程图描述下来。