会计信息化实用教程第四章总账管理.ppt

会计信息化实用教程 第4章 总账管理 目 录 4.1 总 账 概 述 4.2 总账初始化 4.3 总账日常业务处理 4.4 总账期末处理 4.1 总 账 概 述 4.1.1 功能概述 4.1.2 总账管理系统与其他系统的主要关系 4.1.3 总账管理系统的业务流程 4.1.1 功能概述 1．初始设置 2．凭证管理 3．账簿管理 4．辅助核算管理 （1）个人往来核算 （2）部门核算 （3）往来管理 （4）现金管理 （5）项目管理 5．月末处理 4.1.2 总账管理系统与其他系统的主要关系 4.1.3 总账管理系统的业务流程 4.2 总账初始化 4.2.1 选项设置 4.2.2 明细账权限 4.2.3 期初余额 4.2.1 选项设置 1．凭证 （1）制单控制 制单控制限定了在填制凭证时系统应对哪些操作进行控制。主要包括： ? 制单序时控制：选中该项意味着填制凭证时，随凭证编号的递增凭证日期按由小到大的顺序排列。 ? 支票控制：若选择此项，在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号，系统将提供登记支票登记簿的功能。 ? 资金及往来赤字控制：若选择此项，则在制单时，当现金、银行科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。 ? 制单权限控制到科目：系统允许设置有制单权限的操作员可以使用某些特定科目制单。 ? 允许修改、作废他人填制的凭证：选择该项，当前操作员可以修改或作废非本人填制的凭证。 ? 可以使用其他系统受控科目：某系统的受控科目其他系统是不能用来制单的，如客户往来科目一般为应收系统的受控科目，总账系统是不能使用此类科目进行制单的。 4.2.1 选项设置 1．凭证 （2）凭证控制 ? 打印凭证页脚姓名：设置在打印凭证时是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。 ? 凭证审核控制到操作员：有些时候，希望对审核权限作进一步细化，如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证而不能审核其他部门操作员填制的凭证时，则应选择此选项。 ? 出纳凭证必须经由出纳签字：若选择了此项，则含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员通过“出纳签字”功能对其核对签字后才能记账。 （3）凭证编号方式 系统在填制凭证功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”，但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。 （4）外币核算 如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式为固定汇率或浮动汇率。选择固定汇率，日常业务按月初汇率处理，月末进行汇兑损益调整；选择浮动汇率，日常业务按当日汇率折算本位币金额，月末无需进行调整。 4.2.1 选项设置 2．账簿 ? 打印位数宽度：定义正式账簿打印时摘要、金额、外币、数量、汇率、单价各栏目的宽度。 ? 明细账查询权限控制到科目：有些时候，希望对查询和打印权限作进一步细化，如只允许某操作员查询或打印某科目明细账而不能查询或打印其他科目的明细时，则应选择此选项，然后再到系统菜单“设置”|“明细账权限”中去设置明细账科目查询权限。 ? 凭证、账簿套打：打印凭证、正式账簿时是否使用套打纸进行打印。套打纸是指用友公司为总账系统专门印制的带格线的各种凭证、账簿。选择套打纸打印，无需打印表格线，打印速度快且美观。 4.2.1 选项设置 3．会计日历 在会计日历标签中，可以查看各会计期间的起始日期与结束日期以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，如需修改请到系统管理中进行。 4．其他 ? 数量、单价小数位设置：决定在制单或查账时系统对于数量、单价小数位的显示形式。 ? 部门/个人/项目排序方式：决定在查询相关账目时，是按编码排序还是按名称排序。 4.2.1 选项设置 4.2.2 明细账权限 1．明细账科目权限设置 针对每位有账簿查询权限的操作员规定其所能查询的科目范畴。 2．凭证审核权限设置 针对每位有审核权限的操作员规定其能审核哪些制单人填制的凭证。 3．制单科目权限设置 针对有制单权限的操作员规定其制单时所能使用的科目。 4.2.2 明细账权限 4.2.3 期初余额 在总账管理系统中主要输入各科目余额，包括明细科目余额和辅助账余额，总账科目余额自动计算。计算机信息系统需要的期初数据包括各科目的年初数，建账当前月的借、贷方累计发生额，及期末余额4项数据。由于4个数据项之间存在内在联系，因此，只需要输入借贷方累计发生额和期末余额，就可以计算出年初数。 4.2.3 期初余额 1．不同性质科目的余额输入 显示为黄色的单元格表示该科目为非末级科目，输入末级科目余额后该科目余额自动汇总生成；显示为蓝色的单元格表示该科目设置了辅助核算，需要双击该单元格进入辅助账期初余额录入界面，辅助账期初余额输入完成退出后，总账相应期初