2019年行政部职能说明书.docxVIP

行 政 部 职 能 说 明 书 部门名称 行政部 直接上级 总经办 下属分部门 行政采购、后勤管理、行政内勤、行政外联 职责概述 负责公司行政管理体系建立、推广、执行、监督、服务，做好行政支持工作，保障公司正常工作环境，做好对内对外服务配套工作，监督、检查各部门正常办公环境、秩序等。 工作权限 职能名称 具体工作职能 行政采购 办公用品询价、比价、申请、采购、报销； 办公设备询价、比价、申请、采购、报销； 办公家具询价、比价、申请、采购、报销； 运输设备询价、比价、申请、采购、报销； 后勤食堂物料询价、比价、申请、采购、报销； 总经办交代的其他特殊采购； 以上所有采购账务建立健全、分析，做到一月一分析，一季一总结，严控采购费用； 以上所有采购品质量把控，确保正常办公使用。 后勤管理 食堂管理，制作并执行、推广食堂管理制度，接收行政采购的食堂物料，办理入库手续，制作、发放员工餐，保障员工安全用餐，维持厨房、食堂卫生安全； 车辆管理，制作并执行、推广车辆管理制度，接收公司所有部门车辆需求，合理安排车辆使用，保障公司用车安全，严格控制车辆使用成本，及时保养、爱护车辆，做到出车即登记，加油即填表，一月一分析，一季一总结； 卫生管理，制作并执行、推广卫生管理制度，合理安排员工卫生值日，检查、监督公司卫生环境，保障工作环境整洁、舒适； 安全管理，含水电气管理，制作并执行、推广安全管理制度，做好安全指引，检查公司安全，做好安全把控、检修等，保障日常水电正常供应，保障正常工作环境安全。 行政内勤 低值易耗品管理，即2000元以内办公用品、办公设备、办公家具管理，建账，及时办理入库，配合各部门申领使用，及时办理出库，做到账实相符，并及时申请采购，确保正常工作安全库存； 固定资产管理，即2000以外含2000元办公用品、办公设备、办公家具、运输设备管理，建立健全固定资产管理制度，建账，及时办理入库、贴标，配合各部门申领使用，及时办理出库，做到账实相符。并负责所有固定资产保养、维修、更换等（运输设备由后勤管理负责），保障正常工作使用。 前台接待，负责公司前台接待事宜，含快递收发、传真收发、信件收发、文件收发等，做好各项收发登记工作，确保快递、传真、信件、文件等及时递交至接收者；并负责所有来访人员登记、接待，及时安排给受访者。 票务预订，根据出差单预定出差人员机票、火车票等（货车票仅限总经办），并及时 酒店预订,根据各部门需求，预定客户住宿酒店，并根据要求支付相关费用 会议室管理，制作并执行、推广会议室管理制度，负责会议室使用安排，做好会议日常物品准备，保障会议正常进行； 日常行政文件档案管理，建立健全行政文件档案管理制度，及时留存行政文件，包含部门之间往来文件、对外文件、行政制度性文件、合约性文件等，建立电子档案、书面档案管理双重账，确保文件档案及时更新、以及安全； 证件、印章管理，制作并执行、推广证件、印章管理制度，负责公司所有用证、用印事宜，保障印章、证件有效性，做好证件、印章保密、安全管理； 行政外联 法务支持，负责公司与法律顾问之间法务联系工作，协助各部门进行合同、文书等工作文件法务审阅 政府部门公关，负责对外政府部门外联公关工作