Office基础与应用精品教程第8章 长文档编排.pptVIP

第8章 长文档编排 8.1 使用大纲视图组织文档 8.2 上机实践——制作婴幼儿米粉调查报告 8.3 使用主控文档 8.4 编制目录 8.5 上机实践——编制婴幼儿米粉调查报告目录 8.6 编制索引 8.7 上机实践——编制婴幼儿米粉调查报告索引 8.1 使用大纲视图组织文档 8.1.1 在大纲视图下创建文档结构 启动Word 2007，新建空白文档。切换至“视图”选项卡，单击“文档视图”组中的“大纲视图”按钮，切换至大纲视图模式，输入第一个标题，按【Enter】键后，输入第二个标题。可按照同样的方法，依次输入其他标题，然后保存文档。 8.1.2 改变标题级别 选中需要降低级别的标题，单击一次或两次“大纲工具”组中的“降级”按钮 ，调整其级别。 8.1.3 标题的展开与折叠 在大纲视图模式下，如要折叠某一标题下面的内容，可在该标题行中单击鼠标，然后单击“大纲”工具栏中的“折叠”按钮 ，将该标题行下的内容折叠。单击展开按钮 ，可将该标题行下的内容展开。 8.1.4 移动标题 将鼠标指针移到要平级移动的标题前的 、 号或一个正文段落前 的符号上，单击或重复单击“大纲工具”组中的“上移”按钮 ，即可将标题内容移动到所需位置。 8.1.5 设置大纲视图下的标题显示级别 单击“大纲工具”组中“显示级别”下拉列表右侧的三角按钮，在打开的下拉列表中选择要显示的标题级别。 8.2 上机实践——制作婴幼儿米粉调查报告 下面我们通过创建一个婴幼儿米粉调查报告，来看看大纲视图在实际工作中的应用。先创建大纲，然后调整标题级别，最后输入正文内容并保存，操作步骤见视频8-1。 8.3 使用主控文档 8.3.1 创建主控文档与子文档 新建一个空白文档，并切换至大纲视图模式，输入文档大纲，并设置好各级标题，然后单击“主控文档”组中的“显示文档”按钮，展开“主控文档”组，选择希望设置为子文档的标题“四、当前米粉辅食市场的分析”，单击“主控文档”组中的“创建”按钮，该标题被设置为一个子文档，这个标题的样式成为子文档的起始标题样式。Word用一个虚线框来标识该子文档，以区别于主控文档中的内容和其他子文档。重复上述步骤，根据需要逐个设置子文档，设置完子文档后，该文档即变成一个主控文档。 8.3.2 在主控文档中插入子文档 在主控文档中，将插入点置于要插入子文档的位置，单击“主控文档”组中的“插入”按钮，打开“插入子文档”对话框，选择要插入的文档，单击“打开”按钮，所选文档被作为一个子文档插入到主控文档中。 8.3.3 编辑子文档 打开主控文档，切换至大纲视图，使“主控文档”组中的“显示文档”按钮处于按下状态，双击要编辑的子文档左上角的 图标，Word将单独打开该子文档，编辑好子文档后，保存子文档。最后关闭子文档并返回到主控文档中。 8.4 编制目录 8.4.1 创建目录 创建目录之前，应首先用内建的标题样式对各级标题进行格式化，并且必须为文档添加页码。打开要创建目录的文档，将插入点置于文档中要放置目录的位置，单击“引用”选项卡“目录”组中的“目录”按钮，在打开的下拉列表中选择一种目录样式即可。 也可以在“目录”下拉列表中选择“插入目录”命令，打开“目录”对话框，自定义目录样式。 8.4.2 更新目录 创建目录后，如果在文档中进行增加或删除文本操作，引起了页码变化，或在文档中标记了新的目录项，都需要更新目录。方法是：将插入点置于需要更新的目录中，单击“目录”组中的“更新目录”按钮，打开“更新目录”对话框，如果只是页码发生了变化，可以选择“只更新页码”单选钮；如果在文档中标记了新的目录项，就需要选择“更新整个目录”单选钮，单击“确定”按钮。 8.5 上机实践——编制婴幼儿米粉调查报告目录 本节通过为8.2节创建的文档“婴幼儿米粉调查报告”编制目录，来学习编制目录在实际工作中的应用。操作步骤见视频8-2。 8.6 编制索引 8.6.1 标记索引项 选取要作为索引项的文本，或在要插入索引项的地方，键入作为索引项的文本，单击“引用”选项卡“索引”组中的“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，在其中进行设置，然后单击“标记”或“标记全部”按钮。Word即在所选文本的后面插入了一个索引项域XE。重复上述步骤可标记多个索引项，完成所有索引项的标记后，单击“关闭”按钮，关闭“标记索