社团资料保存与资讯管理标准作业流程示例.PDFVIP

社團資料保存與資訊管理標準作業流程 (示例) 臺北市立建國高級中學 文士豪主任 y 年5 月 社團遴選文書人員 選出新任幹部＆完成交接 若有缺漏，詢問上屆學長 y 年5 月 整理清點原有的資料夾與資料內容 並補齊 將活動照片提供給網管做 社團活動的資料收集與拍照 網站更新 每個活動與會議從通知單 書面資料彙整 到檢討會都要有會議紀錄 y + 1 年4 月 書面資料掃描成電子檔 將所有電子檔彙整後製作 成光碟 將所有電子檔彙整後製作成 y + 1 年4 月 資料建檔（書面、電子檔） 光碟(含檢討與改進 )，並送至 學務處相關單位核可 y + 1 年4 月 備份一份送交學務處學生活動組留存 y + 1 年5 月 交接給下一屆學弟 y 年5 月 社團遴選網管人員 選出新任幹部＆完成交接 確認網頁與其他連結是否 y 年5 月 確認社團網頁的內容與資料 能正常使用 社團的活動公告與社團活 社團活動與資訊更新上傳 動照片上傳更新 每次更新完成之後並請學 網站內容、資料定期備份 務處相關單位核可 ，再將 整個網站的資料做備份 y + 1 年5 月 交接給下一屆學弟 社團資料保存與資訊管理作業要項 項目名稱 社團資料保存作業 承辦人員 文書股長 一、交接之後兩周內 （y 年5月）清點並確認所有社團的資料夾與資料內容。 二、各項活動所有的相關資料收集與紀錄。（包含社團課、任何大小形式的開會、 校外活動…） 三、（y + 1 年 4月）收集完成後將所有資料轉成電子檔，並且以紙本和電子檔兩 辦理期程 與方式 種版本將資料建檔。 四、協助其他股長收集相關資料。 五、交接前一個月 （y + 1 年4月），開始確認所有各股的資料是否有收集，完整， 若無請督促各股長盡速完成。 六、交接前一周 （y + 1 年5月），完成與確認所有資料。