档案管理作业要点-总务处网页.doc

PAGE PAGE 1 國立高雄應用科技大學檔案管理作業要點 103年12月17日 103學年度第13次主管業務會報會議通過 104年1月25日 103學年度第6次行政會議通過 壹、 總則 國立高雄應用科技大學（以下簡稱本校）為執行檔案法及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本校檔案管理作業要點（以下簡稱本要點）。 本校檔案管理除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依本要點之規定。 貳、 點收 承辦單位應依行政院訂頒之文書處理手冊所規定之公文處理時限辦理，各單位辦畢案件，應於五日內歸檔，歸檔時併同歸檔清單，送檔案管理單位點收，歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。 前項所稱辦畢案件，指本校經總收發文編號之公文及其附件。 以本校名義對內部單位行文及內部單位間行文，得不歸檔。 辦畢案件應辦理歸檔，但下列物品，不得歸檔： 現金、有價證券及其他貴重物品。 司法訴訟有關物證。 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。 易變質而不適長期保存之物品。 機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並於封面註明單位名稱、收發文號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起訖日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件、封口加蓋印章或職名章後，送檔案管理單位點收。 歸檔案件有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位補正： 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 案件污損或內容不清楚者。 案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 案件未編列文號或文號有誤者。 案件未填註保存年限或分類號者。 案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。 案件有二頁以上，未蓋騎縫章者。 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。 案件與公文案件登記簿之登載不符者。 案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。 各單位辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，單位主管於收到檔案管理單位稽催通知後，應主動查明處理，有延後歸檔之必要者，應由承辦人員填送展期單，經校長核准並知會檔案管理人員。 檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成「公文時效統計表」，於次月十五日前簽報校長核閱，作為公文檔案管理績效評鑑之參考。 參、 分類編案 本校檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目，再依案件之內容編立案名及案次號。 檔案管理單位應依檔案中央主管機關規定之期限前，按時報送檔案目錄，並列印以為日後檔案管理業務之依據。 肆、 整理、保管 歸檔檔案（含機密檔案）之整理、保管、上架、附件管理、檔案清理、銷毀、移轉等作業，總務處文書組應依據「檔案法」及其相關子法規定執行之。 伍、 檢調 本校檔案調閱以採線上調閱方式為原則。 借調檔案以與承辦業務有關為限，並經單位主管核准。因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會業務承辦單位主管同意，或簽請本校主任秘書核准。 借調機密檔案者，應經業務承辦單位主管同意後，再經本校主任秘書以上核准。 校外機關調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調用期限向本校提出申請，由業務承辦單位依來函簽辦，經本校首長或授權代理人核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責。 借調檔案以提供複製檔案為原則，如需攜出原件時應於調案單中詳述理由，並依下列原則辦理： 以裝訂成卷且無法拆卷之檔案得整卷借出，並於調案單上註記卷數。 案卷檢出時，須核算件數及頁數，並記載於調案單上，且調案單須填註歸卷日期，檔管人員依日期稽催歸案。 借調之檔案原件應妥慎保管，不得遺失、轉借，或有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案原件或變更檔案原件內容之情事。違者應予議處，並負相關責任。 陸、 應用 民眾依法申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，並依據本校檔案申請應用作業要點規定辦理。 本校檔案應用，以提供複製品為原則。申請人除依本校規定提出申請外，並應繳交相關規費，方准其應用。 柒、 清理（銷毀、移轉） 已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會業務承辦單位審核，如無延長保存之必要者，應制定檔案銷毀計畫併同檔案銷毀目錄，陳送教育部彙整送交檔案中央主管機關審核。 執行檔案銷毀時，檔案管理人員應會同秘書室派員全程監控，至環保單位資源回收廠焚化銷毀。 捌、 實施與修正 本要點經行政會議通過，陳請校長核定後實施，修正時亦同。