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04/09/08 DHPG VPO Faery Excel 辦公技能提高系列課程一 吳俊芳 Faery J.F. Wu/CEN/FOXCONN 200804 講義大綱 DHPG Excel制表基本規范 設置網格線與凍結窗格 格式刷的應用 驗證清單簡化輸入 篩選的自定義功能 排序的擴展使用 表頭常用統計函數Subtotal 函數說明自學函數應用 分組與隱藏 選擇性粘貼的巧用 格式化條件的妙用 超鏈接的多種運用 列印頁面設置 表格保護的多種實現方式 DHPG Excel制表基本規范 標題 表格必須有主旨明確的標題 定期更新的文檔,標題中的日期與文字主題分開以便更新 更新日期 在標題下一行用Update或Cut off標明更新日期 采用月/日/年樣式,在單元格格式中用自定義方式設定(mm/dd/yy) 表頭 顏色首選鵝黃色,該顏色需從儲存格格式中選擇.如表頭需多種顏色標識可采用淺藍,淺綠或淺紫.表頭建議采用淺色的原因是顏色過深在影響列印后的顯示效果. 表頭中文字應采用水平置中顯示,垂直方向可置中或靠下 文字應用較大字體加粗以突出重點.通常比標題小兩號,比正文大兩號.可依需要調整. 格線 表格應將預設的格線刪去使版面整潔 步驟﹕ 工具--選項--檢視--去掉格線勾選項 凍結窗格 當表格內容超過一頁時為方便閱覽應將表頭進行凍結 步驟﹕ 視窗--凍結窗格 DHPG Excel制表基本規范 文字 英文建議采用Arial或Times New Roman字體.這兩種字體在顯示數字時較美觀. 同等字號Arial字型比較寬. 中文正文采用新細明體,標題采用楷體或新細明體加粗 表格中同時采用中文和英文字體時可先全選頁面設置中文再設置英文 數字 數字及貨幣金額應采用靠右排列以便比較.如果數字不大可根據實際需要置中. 數字一律應采用千分號區隔. 在管理性報表中一般不需保留小數位.需精確數字時可根據需要設定. 負數采用紅色代括號形式以突出,因為負號在中文顯示中較不明顯. 列印版面設置 表格最左側保留一列,以免漏設邊框. 表格在設計好后需調整好列印比例和垂直水平置中以便使用者列印. 步驟﹕ 檔案--預覽列印--設置--縮放比例/或自動調整為一整頁 頁面采用標准模式,以免出現分頁預覽中的“第1頁”等水印影響閱讀 頁腳設置 文檔標題和索引靠左 頁碼和總頁數置中 日期和時間靠右 DHPG Excel制表基本規范 列印版面設置 列印內容超出一頁時,應設定列印標題列 步驟﹕檢視--頁首及頁尾 -- 工作表 -- 在列印標題中選擇需列印的標題范圍 -- 確定 進度表示 字體顏色 黑色為常用顏色,本頁內使用的公式單元也用黑色表示(當數據變更時不需要改變) 藍色為可手動輸入數據或需要隨時修改的內容 深紅色為跨頁引用數據的公式等無須手工修改內容 設置网格線與凍結窗格 取消默認網格線 步驟:工具?選項?視圖?把網格線的鉤去掉 讓標題和表頭始終在頁面上方顯示 步驟:窗口?凍結窗格 篩選的自定義功能 自定義篩選 資料→篩選→自動篩選→自定義 高階篩選 參考實例2 篩選唯一值 步驟: 資料→篩選→高階篩選 在原有區域中篩選 選擇篩選結果的輸出方式 在選擇不重複的記錄選項上打勾 確定完成 在選定區域中顯示篩選結果 排序的擴展使用 循欄排序 步驟:排序?選擇排序關鍵字 循列排序 參考實例3 步驟:排序?選項?循列排序 表頭常用統計函數Subtotal SUBTOTAL(function_num, ref1, ref2, ...) 參考實例4 該函數的優點是可以與篩選結合使用,計數更靈活. SUBTOTAL(３, ref1, ref2, ...) 計算清單或資料庫中符合指定條件之非空白儲存格的個數。作用相當于 COUNTA 函數. SUBTOTAL(９, ref1, ref2, ...) 計算一個清單中所有數的總和。作用相當于 SUM函數. 群組與隱藏 群組 在表格欄位比較多時,可將次要欄位群組放置,可使主要信息突出并節省空間. 步驟: 選定要群組的欄或列?資料?群組及大綱? 群組/取消群組 隱藏 作用與群組功能類似,但如與相應保護功能一起使用,可以達到鎖定隱藏信息的效果 小提示 當被隱藏的行列恰巧在A欄或第1行的時候,經常遇到很難解除隱藏的情況.在這種情況下可檢查是否有凍結窗格,如有,先解除窗格凍結再嘗試解除隱藏. 選擇性粘貼的巧用 公式 僅將公式復制到新表格中而不會復制原有內容和格式(網格線,字體顏色,格式化條件等).適用于批量設置公式時使用. 數值 僅將原表格中的文字或符號等復制到新表格,而原來的字體格式或公式不會被復制.適用于從網頁或帶有公式的表格中提取數據. 格式 僅將原