三合一制度和划分档案保管期限方式.ppt

编制三合一制度和划分文书档案保管期限 湖北省档案局 杨 静 第一讲 编制“三合一”制度 《机关文件材料归档范围的文书档案保管期限规定》改进的主要方面 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  一、编制“三合一”制度的程序 1、各机关编制程序 2、档案局的审批程序 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  （二）“三合一”制度的分类 1、按机构分类 2、按问题分类 按问题分类 （三）条款的编制方法 条款编写的要求(后有说明) 1．条款应列全，即归档范围应列全。一是本机关文件材料归档范围要有全面性。二是上级机关及同级机关文件材料归档范围要有针对性。三是下级机关文件材料归档范围要有重要性。 2．条款应列准。一是归档范围要准。二是条款文字要准。三是保管期限要准。 3．条款的分类、分层、分条及注释。一是分类（分门类及机构、问题）编写。二是分层（一般先列上级文件，再列本级本类综合性文件，最后列本级本类专业性文件）编写。三是分条（每条一个序号）编写。四是注释（不明确的条款可加注释）。 4．条款列举应符合分类原则、符合实际工作、符合历年档案的实际。  5．条款的编号。 湖北省内一般用同一类目下的顺序编号法。如：党群类下“1、2、3”，业务类下“1、2、3”。这样便于条款的增、删、改。 机关的条款编号一般不作为分类号，但企事业单位的条款编号可作为分类号。 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  三、如何突出本单位特色 对本部分感兴趣的人可参考《中国档案》2007年第4期相关文章。 第一讲 “三合一”制度的编制 四、常见错误  四、编制三合一制度时常见的错误（11种） 一、在认识上的错误 二、在适用范围和施行时间上的错误 三、机关编制“三合一”制度的程序及方法错 四、档案行政管理部门的审批程序及方法错 五、“三合一”制度名称与格式的错误 错例之一： “三合一”制度的名称为“某机关档案归档范围、保管期限表”，问题在于“档案”二字，档案是已归档的文件材料，既然已归档就不用再列入归档范围，应将“档案”改为“文件材料”。 错例之二： “三合一”制度的名称为“某机关文件材料归档范围、案卷类目、保管期限表”，问题在于“案卷类目”，案卷是过去立卷时的产物，案卷类目是立卷时的分类类目，不是以件为单位整理的分类类目。应删去“案卷类目”或将其改为“分类方案”或“分类类目”。有的机关的“三合一”制度用文字叙述方式，既不用表格，又不分段列举，类目不清晰，归档范围不醒目，不能称其为表。 六、“三合一”制度体例结构上的错误 一是没有分类，二是问题类目下按机构分类编制的体例。 七、“三合一”制度类目设置的错误 （1）按机构设置类目的错误。 一是机构不全。如将党组和独立性不强的二级单位（如某工商局的注册局，税务局的稽查局）漏列，造成文件材料归档不全。 二是层次不清。如将内设二级机构（如国家局某某司的某某处）与一级机构（如国家局的某某司）平列，致使级别混乱，“三合一”制度篇幅增大。 三是范围不明。如在“档案馆室处”下注明：“文件材料归档范围和文书档案保管期限表审委办的归档文件入此。” （2）按问题设置类目的错误。 一是类目不均。表现为：有的问题类目下的条款太多，有的太少。应将太少条款的类目与邻近类目合并。 二是类名不准。如在档案局用“档案工作”作为问题类目，这个类目过于笼统，等于没有设置类目。 三是职能不符。如有的单位将信访文件列到办公室，有的列到纪检部门。 四是表述不一。如有的问题类后带“类”字，有的没有带。一般来说，问题后都应用“类”字。 （3）按机构设类与按问题设类时共同的错误。 一是类别不清。如将会计部门、科研部门的公务文书全部放到专业档案中去。 二是标准不一。 三是层次不简。 四是排序不当。 八、“三合一”制度归档范围条款归类的错误 一是归类不准。 二是归类交叉。 三是文件多归。 四是文件少归。 五是文件错归。 六是不分主次。 九、“三合一”制度条款编写的错误 一是条款列举不全。 二是条款不准。 三是该分条时未分条。 四是类名不清时没用注释。 五是条款列举不符合分类原则、实际工作和历年档案的实际。 六是条款最后用句号。 十、“三合一”制度条款编号的错误 主要是编大流水号。