為什麼要開會.ppt

CEO怎麼開會？ 聯強國際總裁˙杜書伍： 利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議 中國商銀總經理˙蔡友才： 不預設立場鼓勵發言，會議結束前總結並決議 奧美廣告前董事長˙莊淑芬： 大人吃糖閉嘴，避免扼殺創意 智邦科技副總經理˙林子超： 圓形會議室，鼓勵「沒大沒小」 麥肯錫副董事˙林紹婷 每一位員工都有表達不同意見的義務 運籌廣告怎麼開會？ 『問一個好問題，勝過想好的答案』~運籌廣告副董葉明桂 會議前置： 測試簡報系統運作 會議開始： 報告背景 (Briefing提示) 動腦時間 (40分鐘是腦力激盪的上限) 中場休息 (整理並挑出幾個值得討論的idea) 最後討論，去蕪存菁 會議結束 寶僑家品怎麼開會？ 「議後速決，決後速行」~PG 事前議程規劃清楚 利用資訊系統開跨國會議 會議主持人開宗明義說明結論與議程 把事情說清楚，Alliance！ 申請一個專案網路空間，將資料歸檔 開設「會議」檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚 事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案 日本人怎麼開會？ 日本大肆展開會議革命 會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意 會議革命： 1. 廢除不必要的會議 2. 排除不需與會的主管 3. 強調準時開始、結束 4. 重視開會結論 5. 提高會議生產力，強化企業競爭力 開會要有實際效果 豐田汽車辦公室標題： 只開有實際效果的會議 準時開始，最好一小時內結束 重點在實際行動 日產營收大躍進 強調「Value First 」+「Value Up」的跨部門會議 不請決策者參加，以免影響討論方向 時間以「分」為單位清楚劃分 會議有「保密協定」，不分職位高低暢所欲言 讓員工接受「會議召集人」的專業訓練 會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行 「日產亮麗的成績背後，是成功的會議」~日經商業週刊指出 日本企業開會訣竅 Watamt Feed Service：速會、速決、速做 花王企業：開放空間開會 有機動性、資訊快速共享、即時決策 ２１眼鏡聯鎖店：不開會代替開會 以電子會議節省會議時間 日本甲骨文：雙色會議室，兩種使命感 紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所 葛利佛國際：透明會議室，效率無障礙 透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率 你該怎麼開會？ 開會前 6 項準備 開會前 6 項準備 開會前的重要步驟有哪些？ 1. 先決定會議希望達成的結果 2. 想想會議是否有必要召開 3. 邀請適當的人出席 4. 準備背景資料 5. 設定會議綱領及時間表 6. 預先設想可能的衝突 開會中 3 大陷阱 開會中 3 大陷阱 開會時要克服哪些狀況？ 1.一進會場士氣散漫，沒有參與感 2. 偏離主題 3. 點子乾枯，鴉雀無聲 開會後 3 項追蹤 開會後 3 項追蹤 開會結束時要回顧哪些重點？ 1. 行動項目 2. 決議 3. 開放議題 日本人鑽研開會的戰略 教你怎麼開會開出競爭力 參考一：會議規則 仔細傾　聽　他人發言 主動　思考　問題在哪裡 為他人打氣並　提案 貢獻如何『打勝仗』的　智慧 互相　諮詢討論 根據　事實 先做　做　看 參考二：改革會議重點 改革會議三大重點 緊張感：沒有緊張感就不是會議 溝通：拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論 決定未來發展的『創造性』 參考三：改革會議項目 領導作風 掌握會議重要決策的關鍵時刻 藉思考法、基礎技術、工具等活化組織，提升思考性會議 3思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法 3基礎：參與態度、結構化、本質化 3工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析 磨練報告技巧，強化會議活力 　3技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧 從『空間』和『工具』思考未來的會議 只要改革會議，企業就能變革 只要開好會議，個人就有競爭力 你　準備好怎麼開待會兒的會了嗎？ 為什麼要開會？ 開會讓你… 小組面對面溝通 眾多訊息一次交流 融合意見凝聚共識 分派工作，公平合理 但開會也讓你… 工作時間被分割 人多口雜，討論耗時 晚上加班 Delay重要工作或客戶 沒有產能 悶--別人發言比自己開口多 吵--特殊問題還是個別溝通 開會有什麼意義？ 一家公司的開會效率與執行 　　　決定了企業的競爭力 為什麼有這麼多會要開？ 現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要 但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間 台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要 ◎Net Meeting調查結果：美國上班族 每週平均參加十個會議 約占