高效时间管理..pptVIP

如何改善拖延的习惯? 工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零 * 备忘录和宣传品放在电脑上 重要联系人名单贴在电脑上 电话机被纸张淹没了 废纸溢出未清理 废纸撒落在地上 阅读文件塞入文档中被遗忘了 文件数量在膨胀，却未随时更新 文件柜中充斥着无关的资料 整理文件--从清理办公桌开始 * 时间管理的含义 时间管理是自我管理 时间管理对成功的启示 时间的机会成本 * 时间管理是自我管理 管理自己 改变个人工作习惯 做时间的主人，要么被时间管理 * 成 功 的 启 示 生活现状 生活越来越忙碌 工作压力日甚一日 成功的要求 做得更多更好 使用资源更少更简 加快脚步永往直前 走在他人的前面 * 时间的机会成本 时间 = 金钱 一小时看电视 = 一小时不阅读报纸 一小时与人闲谈 = 少了一小时的工作 机会成本与个人成就 机会成本与机构成效 您的时间值多少钱？ * 时间管理的本质是选择管理 80%的效益来自于20%的工作—掌握关键 “我没有时间”，其实只是一个藉口 时间管理的本质 * 有效时间管理的好处 提高效率 更高的工作满意度 人际关系的改善 减少紧张与焦虑 * 时间管理的障碍 电话干扰,不能集中工作 别人打扰,要放下重要的工作 工作优先次序不明,重要工作未能按时完成 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度 人手不足,工作不能妥善分配 不妥善处理文件,造成资料遗失 无力拒绝要求,不能兼顾个人工作 拖延工作,把重要工作押后,影响工作进度 * 时间管理的障碍(续） 不能有效授权 时间估计不切实际,未能有足够时间完成工作 信息不足/不正确/延误 沟通失误/不足 犹豫不决 职权不清 缺乏自律 急于求成 * 时间管理的障碍分类 我能够影响的因素 我能够控制的因素 我不能控制的因素 * 王延亮问题征兆 与”美儿”电话聊天—30分钟 与朋友电话聊天—工作信件未完成 同事突然到访闲谈—未能恰当婉拒 会议未做准备—开会时失控—超时工作 办公桌文件十分凌乱, 虽有秘书协助,忙碌时间还亲自接听电话 迟到赴会 * 梁美儿问题征兆 电话聊天 遇到同事有需要,便毫不考虑个人的工作时间 个人工作未能按时完成—超时工作 没有组织有关部门和下属协助进行工作 迟到赴会 其它征兆 感到较大的工作压力 因工作进展问题，心情烦乱 * 时间失控的原因 缺乏计划 缺乏组织 缺乏分配 缺乏控制 * 掌握时间管理要诀 找出问题的根源 改善管理习惯 开发时间领域 * 掌握时间管理要诀—找出问题的根源 找出时间失控的征兆 客观分析问题的原因 检讨你的工作目标及内容 * 陈经理工作分类 工作项目分类 处理次数 所费时间(分钟) 浏览文件 3 23 处理邮件(拆阅及答复) 4 40 写会议记录 4 49 聊天（包括电话及同事） 4 28 接听电话 5 23 提点职员祖儿 2 28 个人事项及休息 2 10 * 时间失控的根源 做了根本不需要做的事 做了能够由别人做/应该由别人做的事 因考虑不周而耗时过多 不能惯彻，致使重复工作 缺乏计划/组织/授权/控制 没有人愿意承认浪费了别人的时间 * 掌握时间管理要诀—改善管理习惯 计划 组织与授权 控制进度 自我约束 * 改善管理习惯—计划 定立目标 确定优先处理顺序 * 定立目标的意义 更有效地实现目标 改进绩效 提高你实现目标的动机 提高你对成就的自豪和满足 提高自信心 消除止步不前和不高兴的想法 更有效地利用时间 * 您是先捡那些有兴趣的事做吗？ 是 否 您是先做容易的事再做困难的事吗？ 是 否 您是先做紧急的事再做重要的事吗？ 是 否 您是按事情发生的先后顺序处理它们吗？ 是 否 您是到接近最后期限才真正投入项目吗？ 是 否 下面哪些做法是对您的描述： 确定优先处理顺序 * 处理优先次序 重要 急 不急 不重要 分析工作的轻重缓急 １ ２ ４ ３ * 处理优先次序(续） １ ２ ４ ３ 重要 急 不急 不重要 分析工作的轻重缓急 首先处理 尽量少做 尽可能委派给下属 用大多数时间 最好别做 或有时间再做 * 确定处理优先次序 上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同---澄清您的工作目标和您的老板保持一致 工作的优先顺序会变化，所以需要在每天开始时重新进行评估。 越是接近自己目标的工作，集中、重点地处理就越重要 * 1、把每天要做的事情列一份清单 2、确定优先次序，从最重要的事情 开始做起 3、每天都这么做 通过计划帮您有效利