财产保险业务档案管理规范.doc

?××× ××.×××.×× × ×× 备案号 DA 中华人民共和国档案行业标准 DA/T ××. ×—×××× 财产保险业务档案管理规范 Specifications of the archives of property insurance business management （征求意见稿） ? ××××-××-××发布 ××××-××××- 实施 国家档案局 发布 前 言 本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。 本标准的附录A为资料性附录。 本标准由国家档案局提出并归口。 本标准起草单位：国家档案局经科司、中国人民保险集团股份有限公司、中国人民财产保险股份有限公司。 本标准主要起草人： 本标准为首次发布。 财产保险业务档案管理规范 1 范围 本标准规定了财产保险业务文件材料收集、整理、归档和财产保险业务档案保管、利用和到期鉴定销毁的要求和方法。 本标准适用于开展财产保险业务的机构的财产保险业务档案管理。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 42 企业档案工作规范 DA/T 68 档案服务外包工作规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 财产保险 property insurance 财产保险是一切非人身保险业务的总称，是指投保人根据合同约定，向保险人交付保险费，保险人按保险合同的约定对所承保的财产及其有关利益因自然灾害或意外事故造成的损失承担赔偿责任的保险。在专业领域，财产保险主要指以固定标的的财产损失为主要保险标的的保险业务，包括企业财产保险、家庭财产保险和工程保险等。 3.2 财产保险业务档案 archives of property insurance business 是指在从事保险业务承保、理赔、防灾防损、为客户服务、再保险、市场开发等业务活动中形成的具有保存价值的各种形式和载体的记录。 4 总则 4.1 开展财产保险业务的机构应建立健全财产保险业务档案工作规章制度，将财产保险业务档案工作纳入机构发展规划和工作计划，将文件材料形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。 4.2 开展财产保险业务的机构应对本机构在业务工作中形成的各种文件材料做好收集、整理、归档和档案的保管、利用、到期鉴定销毁等工作，必须保证业务档案的完整、准确、系统、安全。 4.3 开展财产保险业务的机构对业务档案中记载的客户信息负有保密职责，严禁未经客户许可擅自对外泄露。 4.4 归档的业务文件同时存在纸质档案及电子档案时，在内容、相关说明及描述上应保持一致。 5 管理职责 5.1 为保证财产保险业务档案管理工作正常运作，各开展财产保险业务的机构应明确分管领导，设立专门档案管理部门和岗位，配备熟悉财产保险业务和档案工作的专职管理人员。 5.2 开展财产保险业务的机构对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的管理方式。 5.2.1 采取自行管理方式的，应至少集中到市级机构统一管理，有条件的可集中到省级机构统一管理。 5.2.2 采取委托第三方管理方式的，应与第三方管理机构签订管理合同，明确有关要求，指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。有关操作应按照《档案服务外包工作规范》（DA/T 68）执行。 5.3 档案管理部门和岗位的相关职责 5.3.1 按照国家有关法律、法规和机构有关规定制定符合本机构财产保险业务档案管理工作实际情况的档案管理实施细则。 5.3.2 指导和监督业务部门财产保险业务文件的形成和积累。 5.3.3 按有关规定完成财产保险业务文件材料归档和档案保管等工作。档案管理人员要定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取措施进行抢救。 5.3.4 按照规定开展档案的利用工作，为各项保险业务和管理工作服务。 5.3.5 对于达到保管期限的财产保险业务档案应按档案鉴定销毁制度定期进行鉴定和销毁。 5.4 开展财产保险业务的机构应建立和完善财产保险业务档案管理工作检查和考核制度。 6 业务文件的形成和积累 6.1 投保人在投保过程中和开展财产保险业务的机构在承保、理赔、再保险、市场开发及客户服务等业务处理及服务环节中直接形成的业务文件应纳入归档范围（具体归档范围参见附录A）。 6.2 归入保险业务档案的各类文件应是正本。如文件同属文书档案和业务档案归档范围，文书档案存正本