DAT13-1994档号编制规则.docVIP

档号编制规则 DA/T13-1994　 1?主题内容与适用范围 　　本标准规定了档号的结构、编制原则和编制方法。 　　本标准适于档案馆（室）编制档号 2?术语 2.1?档号 　　档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。 2.2?全宗号 　　档案馆（室）给定每个全宗的代码。 2.3?案卷目录号 　　全宗内案卷所属目录的代码。 2.4?类别号 　　馆（室）藏档案类别的代码。 2.5?项目号 　　产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。 2.6?案卷号 　　案卷排列的顺序号。 2.7?文件号 　　案卷内文件的顺序号 2.8?页（张）号码 　　案卷内文件每页（张）的顺序号。 2.9?代码 　　一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。 3?档号编制原则 3.1?唯一性原则 　　档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。 3.2?合理性原则 　　档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。 3.3?稳定性原则 　　档号一经确定，一般不应随意改变。 3.4?扩充性原则 　　档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 3.5?简单性原则 　　档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。 4?档号的结构 　　档案号结构分为三种； 4.1?第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。 × × × ×- ×××- ×××- ××× 件、页（张）号 案卷号 案卷目录号 全宗号 4.2?第二种结构为；全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。 × × × ×- ×××……n - ×××- ××× 件、页（张）号 案卷号 类别号 全宗号 4.3?第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。 ×××……n - ×××……n - ×××- ××× 件、页（张）号 案卷号 项目号 类别号 4.4?档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“-”（短横）相隔。 4.5?件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。 5?档号的编制方法 5.1?全宗号的编制方法 全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。 全宗号的格式是：× × × × 全宗顺序号 全宗属类代码 5.1.1?全宗属类代码的编制方法 5.1.1.1?在一个档案馆内，全宗属类代码不应重复。 5.1.1.2?全宗属性单一的档案馆可以“0”作属类代码。 　　例一：某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为“X013”。 　　例二：某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为“J004”。 　　例三：某县档案馆藏建国后档案第127号全宗，标识为“0127”。 　　例四：河北省档案馆藏原热河第123号全宗，可标识为“R123”。 　　例五：四川省档案馆藏已撤销的川东行署003号全宗，可标识为“D 003”。 　　例六：中国第一历史档案局藏明清档案第74号全宗，标识为“0074”。 5.1.2.1?全宗属类内的各个全宗按排列次序流水编号。 5.1.2.2?在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。 5.2?案卷目录号的编制方法 　　案卷目录号经三位阿拉伯数字标识。 5.2.1?案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。 5.2.2?每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即，案卷目录内案卷数量不足100时，一般不另立案卷目录，变不另编案卷目录号；案卷数量超过去时1000时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。 5.2.3?在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。 5.3?类别号的编制方法 5.3.1?类别是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。 5.3.2?不同级位的类别之间可用间隔符“?·?”分开。不产生误解时，省略间隔符。类别号一般不应超过三级。 5.3.3?在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。 5.4?项目号编制方法 　　项目号引用有关管理部门编制的项目代号。 5.5?案卷号的编制方法 5.5.1?案卷号用三位阿拉伯数字标识。 5.5.2?目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。 5.5.3?每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上（两个）案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录；如一个案卷流水顺序号分登两具以上下班（含两个）