商务信函礼仪.docVIP

一封完整的商务信函都应包含哪些部分呢？下面就让我们一起来看一下。 Heading（信头）: 一封商务信函的信头通常会包括姓名、邮寄地址、电子邮件地址、电话号码、传真号码、商标、商业标识。 Date（日期）: 日期通常是被写在右上角的信头之后。注意；要标明具体的年月日。 Reference number（信函编号）: 信函编号通常是被写在左上角的信头之后。它表示的是信件的编号、邮寄的部门和年份。以便日后查询。 Inside address（信内地址）: 信内地址包含寄信人的姓名及完整地址.并被寄送给具体的负责人。它书写的位置是在这页纸的左上角信函编号的下方。 Subject:（事由） 事由是对信函相关内容的一个简短陈述。它的作用是快速抓住读信人的注意力并帮助他了解信内的主要内容。 Salutation（称呼）: 称呼是被写在信内地址的下方。之后加上一个逗号进行分隔。称呼的形式有很多例如： Sir/Madam: 这样的称呼方式通常是用于官方的或非常正式的信函 Dear Sir/Madam: 此种称呼方式是用于信函写给个人 Dear Sirs/Dear Madam: 而这一种呢是用于信函写给某个公司 Body of the letter（信函正文）: 在称呼之后开始陈述信函正文。同时它也是信函的主体部分。通常可以分为三部分内容。 Opening part---这一部分被称作信函的开篇，它是用来介绍整个信函的内容的。也可以用来唤起读信人对上一次通信内容的回忆。 Main part---接下来这一部分是信函的主体部分，它包含要陈述的所有内容因此十分重要，一定要书写完整，字迹清晰。 Concluding part---最后一部分是结尾总结部分。这一部分是陈述寄信者的写信的目的，对下一步工作实施的预想与期望。此外，结尾部分通常会用到with regards或是with warm regards这样的语言，它的中文翻译是“谨此致以”是为了表达写信者对对方积极回应的一个期盼。 Complimentary colse（信尾客套语）: Dear Sir/Dear Madam……….Yours faithfully Dear Mr. Li……………….Yours sincerely My Dear Rose…………. Yours very sincerely (表达一种熟人之间，非常非正式的关系) 这一点是要与前面的称呼相互呼应的，如果前面的称呼写成。。。。。那么后面的信尾客套语就要用。。。。。 Signature（签名）: It is written in ink, immediately below the complimentary close. As far as possible, the signature should be legible. The name of the writter should be typed immediately below the signature. The designation is given below the typed name. Where no letterhead is in use, the name of the company too could be included below the designation of the writer. 签名通常会用钢笔书写在信尾客套语的下面。手写签名一定要尽可能书写的清晰易读。写信者的姓名应该被打印在签名的下面。 Enclosures（附件）: 通常一些重要的文件例如：支票、汇票、账单、发票等文件需要随函付寄时就会用到Enclosures（附件）这一点。而这些重要文件也会被用一系列的编码进行排序。 Copy circulation（副本抄送）:这一点通常会用于信函的副本需要发送给地址以外的其他人的情况下，通常被缩写为C.C.，例如： C.C. The Director, ABC Corporation The Secretary, ABC Corporation 12. Post script（附笔）:如果写信人需要在信函上另外加上一些其它东西的话可以用上这一条。它通常会被缩写成P.S.