行政办公室岗位职责(实用版).docVIP

. . 行政办公室岗位职责定岗定编 行政办公室设置岗位为8人，岗位同组织架构所示； 打假工作由于还没有开展，暂没有专人负责，由行政主管兼职，因此目前行政办公室编制为7人； 行政办公室各人员职责细分 1、行政助理 前台接待： A来访接待；无关人员的阻挡； B公司电话的接听与转接；掌握公司概况，能够回答一般性问题，提供常规非保密信息； C票务预订、酒店宾馆等预订；需要发生的相关费用的支付等； D收发邮件，快递等；相关费用的谈判以及支付； E及时记录公司其他部门人员的对行政办公室的需求，并及时汇报给相应的负责人员； 办公用品的管理； A办公用品的种类以及使用说明（采购价格，预计使用数量）； B每月8日到10日对各部门及办事处办公用品的需求调查，主要是特殊办公用品； C办公用品的管理，即库存盘点，台账管理（采购记录，派发或领用记录）； D办公用品的费用统计，按部门统计后汇总，每月28日完成； E对于行政库的管理，物品寄存以及提取要用相应的登记表格支持，行政库要符合6S规范； 考勤管理及假期管理 A熟练掌握公司考勤制度以及请休假制度，并严格监督执行情况； B每月5日完成各部门及办事处的月考勤表格的收集及审核，7日前将月考勤汇总上交人资办公室； C每月5日完成本部打卡考勤人员的考勤记录，并按照相关制度做好备注； D对于需要打卡考勤人员的指纹录入以及工号记录工作； E对于每月员工请休假情况的收集以及审核，并填入月考勤汇总表； F对于每月员工加班情况的收集以及审核，并填入月考勤表格； G本部常驻办公室员工的外出登记留档工作的开展与相关制度维护； 行政费用交纳 A公司驻哈尔滨各机构电费、水费等交纳；按月交纳；并记录费用； B公司驻哈尔滨各机构电话费以及网络费用交纳，按季度交纳；并记录费用； C名片制作的申请审核、制作以及相关费用核销； 办公用品的采购 A公司办公用品的市场价格调查，每月更新一次，并和目前的价格进行对比； B公司办公用品采购定点采购的实施，以及相关合同的签订； C办公用品采购记录的更新以及每月提交； D办公用品采购集中化，即每月进行一次采购；特殊需求保持每半月一次采购； 会议的协调与开展 A会议通知的拟制与下达，即会议时间、地点、出席人员以及会议流程等； B会议服务，会场布置以及相关物品的准备；参与人员的食宿安排事宜； C会议结束后，收尾工作的进行；即相关款项的结算，会场整理，会议纪要及相关产出的留档等。 公司各种形式活动的组织、协调 A活动的创意沟通、方案拟定以及活动通知事宜； B活动的准备，执行以及效果评估，如参与人数、奖励形式等等； C活动中与各部门的沟通协调工作； 公司车辆管理 A行政及仓储车辆的加油管理，油卡充值以及费用核销工作； B行政车辆的派车单审核及里程统计，里程以及用油情况的记录与监控（每10天一次）； C行政及仓储车辆驾驶员的加班以及考勤管理工作； 公司本部办公区管理 A公司内部位置图整理与规范，各人员位置卡的监督与实施； B会议室、洽谈室等公共使用空间的预定以及监督使用； C公司员工午餐管理，即午餐地点以及相关设备的监督使用； D公司所有房间、办公室、本部办事处机构、文件柜等的钥匙管理，以及钥匙备份保管； E公司行政库的库存管理； 公司本部卫生保洁以及办公家具管理 A每日上午11点到12点之间在公司本部各办公室巡查卫生情况；填写卫生巡查打分表； B每日与保洁员沟通，发现问题及时解决；确立清洁卫生标准； C每周观察并调查办公家具的使用情况，发现问题及时记录； D根据办公家具出现的问题选择与维修工或者家具公司联系解决问题； E公司绿化以及饮水管理，饮水每天巡查一次，及时更换以及订购；绿化每天观察一次； F公司报刊杂志书籍等物品的日常维护以及保管工作； 日常办公 A完成部分文件的打印、复印以及文字工作（拟制等）；各种制度文件的通知、发放以及备档； B公司OA系统中公共信息模块的日常维护，将维护要求提交网络管理员； C公司通讯录的及时更新，以便别人查询； D对工作中出现的问题及时汇报，提出改进意见或解决方案； E自己职责中相关项目的制度的拟制、执行、改善以及重新制定； F公司领导交办的临时其他工作；但需综合部经理的许可； G每日、每周以及每月工作计划和总结； 2、网络管理员 （1）办公室装修管理以及整体布线管理 A公司办公室租赁后的装修设计，装修公司的选择，预算的审核以及费用支付； B公司办公室功能设计，工位设计以及配合功能和工位的电气化网络化布线工作； C布线图、装修图的保管以及后期改善时的维护工作； D后期装修出现质量问题时，与装修公司的沟通以及问题解决； （2）办公设备以及办公家具保养维护、管理工作 A办公设备，如打印机、传真机、电话机、一体机、电脑等设备的维护维修工作，保证日常使用； B办