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公司文件管理制度14750.doc 9页

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沈阳枫桦园林 第 PAGE \* Arabic 3页(共8页) 文件编号: 生效时间: 修订时间: 总页数: 拟定部门: 签 发: 公司文件管理制度 一、总则 1、为规范公司文件的起草、审批、传达、存档工作,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合公司的实际情况,特制订本制度。 2、文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,公司上报下发的各种文件,同级相关方函、电、来文。其中工程系统与甲方的往来函件按《档案管理制度》执行。 3、公司文件由办公室统一管理和存档。 文件的分类 外收文:公司从外部接收的政府文件。 外发文:以公司名义向外部发送的文件。 3、内行文:公司内部下发的文件,分为正式文件和临时文件(指时效性较强的文件)。本制度的内行文所指的是正式文件。 内行文的管理 内行文的范围: 凡是以公司名义对内发布的制度、办法、通知、决定、决议、会议纪要和会议简报,均属内行文范围。 内行文的编号 各部门发放文件之前,应交至办公室统一编号并留存一份(见附件一《编号规则》)。 3、格式要求(附件二) ⑴、每一页页眉右侧注明公司名称并用五号宋体加粗字体。 ⑵、每一页页脚中心注明页数和总页数,其中总页数用“()”括起。 ⑶、在首页正文上方注明文件的编号、生效时间、修订时间、总页数、拟定部门,签发人。 ⑷、文件标题使用宋体小二号字居中。 ⑸、正文使用小四或四号宋体,行间距1.5倍。 ⑹、主题词/抄报/抄送使用小四或四号宋体。 ⑺、公司全称:在落款、合同文本等情形必须用全称。 注:主题词即文件内容的关键词。抄报适用于需了解文件内容的公司管理层,抄送适用于需了解文件内容的相关单位、部门及同级部门。 4、办公室负责对各部门起草的文件格式进行审核,对不符合格式要求的,有权退回并按要求格式改正。 5、内行文发文流程 ⑴、起草人→部门负责人(审核)→办公室(审核)→分管领导(审核)→总经理(签发)→办公室(存档发放) ⑵、说明 各部门如需发文,赢事先向办公室申请编号并填写《内行文审批单》(见附件三)。 b、办公室负责检查文件格式和起草内容是否与现有制度相冲突等。 c、文件由总经理签发。 d、文件由办公室统一发放并在《文件收发记录》上登记(见附件四)。 e、办公室负责流转。 f、办公室负责督办并定期组织评估和修订。 四、外收文的管理 1、外发文的接收 ⑴、凡邮寄公司的文件(领导亲启的除外)均由办公室登记签收。 ⑵、公司上级主管部门发布的相关信息资料由办公室统一整理并发布。 ⑶、各部门接收的函件一律先交至办公室编号并存档。 ⑷、公司外出人员开会带回的文件应及时送交办公室鉴别,对有价值的由办公室编号并存档。 2、外收文的管理 ⑴、办公室根据文件内容和性质阅签后,登记编号并填写《外收文流转单》(见附件五),分送承办部门阅办,重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。如关系两个以上业务部门,按批示次序依次传阅。 ⑵、一般函、电等,由办公室直接分转处理。 ⑶、如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室负责督办。 外收文的归档按《档案管理制度》执行。 外发文的管理 外发文的范围 (1)、公司对外界公共媒体发布的信息。 ⑵、向政府有关部门提交的说明、请示、报告等。 2、外发文的程序 ⑴、发文程序参照内行文的发文程序。 ⑵、经总经理审批,办公室加盖公章存档后方可对外移交。 附则 本管理制度自发布之日起执行。 附件一: 文件编号规则 编号格式 FHYL【XXXX】第XXX号。 二、 格式说明 1、FHYL: 表示沈阳枫桦园林公司 2、【XXXX】: 表示年份 3、第XXX号:表示发文顺序号。 附件二: 文件编号: 生效时间: 修订时间: 总页数: 拟定部门: 签 发: 标题(小二宋体加黑、居中) 正文(小四或四号宋体) 沈阳枫桦园林公司 二零XX年X月X日 主题词: 抄报: 抄送: 附件三: 内

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