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规范金融企业业务档案管理，为国家经济建设和改革开放服务 规范金融企业业务档案管理，为国家经济建设和改革开放服务 《金融企业业务档案管理规定》解读 《金融企业业务档案管理规定》（以下简称《规定》）已于2015年5月5日正式下发，这是我国颁布的第一个专门规范所有金融业务档案管理的规范性文件。为方便全国各级档案行政管理部门对辖区内金融企业档案工作的业务指导和方便各金融企业实施，本文对《规定》进行制定的背景、有关条款含义、实施方法等进行阐述。 一、《规定》制定的背景 金融企业业务档案是金融企业在货币金融、资本市场、保险、信托等金融业务办理及服务活动中形成并具有保存价值的各种载体形式的记录，它在保障国家经济安全，促进经济和社会发展，防控金融风险，打击经济犯罪，维护金融企业和客户利益，保护消费者权益等方面发挥着其他档案所不能发挥的作用。 随着我国经济的发展和改革开放的深入，金融企业的业务档案数量急剧增长；由于金融业务档案与全社会资本、财富等密集相关，金融业务档案的利用需求也呈现出新的变化，利用更加频繁，利用目的更加多样化，在我国政治、经济中发挥着更加重要的作用。 但是，一直以来，不少金融企业档案部门只注重管理类档案的管理，业务档案由业务部门管理，致使业务档案管理不规范，档案丢失和利用档案办理假业务现象时有发生。尤其是金融业务电子化之后，业务档案更多的以电子形式存在，金融企业往往不将它列入归档范围。2007年，国家档案局与银监会联合下发了《关于加强银行档案工作的意见》，提出“不断提高银行档案综合管理水平”的要求，但该文件只提出了宏观的原则要求，只针对银行档案管理提出了要求，而未涉及到其他金融企业。在保险公司、信托公司、金融资产管理公司、证券公司、投资公司金融企业中仍有一部分企业，业务档案没有实行集中统一管理；有些档案工作人员对改变只管管理档案的习惯存在着畏难和抵触心理。因此，国家档案局认为有必要制定一个规范性文件，重点对金融企业的包括业务档案在内的各类档案实行集中统一管理提出要求，逐步加以规范。 2014年2月27日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》要求，各级党政机关、企事业单位（包括境外派出机构）、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，做好本单位本系统的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本单位各类档案并提供利用，大力支持档案部门加强统筹协调和业务指导，确保归档文件材料符合要求。并同时要求，各有关单位要重视做好民生档案工作，要研究制定民生档案归档范围、管理办法，监督指导民生档案的收集归档。各单位档案机构要把与人民群众切身利益密切相关的各类文件材料收集归档，并按有关规定管理、提供利用和移交。 正是在上述需求与背景的驱动，国家档案局制定并下发了《规定》。 二、《规定》的主要内容 《规定》内容安排遵循企业档案工作体系框架，按档案管理流程分章节布局，对金融企业业务档案管理的各个方面和全过程进行规范。《规定》共分5章，32条。 第一章是总则，阐明了《规定》制定的目的、依据，对金融企业业务档案的定义进行了统一，明确了《规定》的适应范围，提出了金融业务档案管理的原则、金融业务档案管理体制、机制和人员要求等。 第二章是业务文件材料的整理与归档，主要是对金融业务档案归档范围和保管期限表的制定，业务文件材料的形成、整理、归档时间、归档份数等进行规范。 第三章是业务档案的管理，主要对档案部门保管金融业务档案进行规范，对档案信息化和电子档案管理提出要求。 第四章是业务档案的利用、鉴定与处置，对业务档案检查工具、查阅利用过程、档案鉴定处置等进行规范。 第五章是附则，规定了《规定》的解释权和生效时间。 三、《规定》内容要点 《规定》与其他档案管理规章和规范性文件相比，具有一些特点，主要体现在以下方面。 （一）《规定》贯彻集中统一管理的档案管理原则，以管理规范、方便利用为目标，并要求金融监管部门将业务档案纳入业务监督，纳入制度、纳入流程，与业务同监管。这主要体现在第四条和第五条。 （二）明确了业务档案的归口管理部门。《规定》第六条旗帜鲜明地提出“金融企业档案部门或档案工作归口管理部门负责对本企业业务档案工作进行统筹规划、监督、指导和检查，各相关业务部门配合档案部门组织实施”。这是为了扭转当前金融企业业务档案在业务部门管理的现状。业务档案长期存放在业务部门有许多弊端，主要有：一是业务部门人员不熟悉档案管理政策、法制和规章制度，业务档案管理不规范；二是业务档案长期存放在业务部门存在利用业务档案办理假业务的风险；三是业务档案存放业务部门，档案保管不集中，库房安全存在隐患；四是业务档案分散保管浪费库房空间和人力物力。因此，集中统一管理原则贯彻《规定》全文，也是最重要原则。 为了贯彻集中统一管理原则，《规定》在第十三条又提