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第 PAGE6 共 NUMPAGES11页 公文与表单管理办法 XYJ-ZD-001 第一章 总则 一、目的 为规范公司规章制度、企业标准、各类通知和表单的编制、审核、批准、颁布、修订、废止等管理工作，特制定本制度。 二、适用范围 适用于公司各部门所有公文的管理工作。 三、职责 1．各部门负责本部门的公文及表单的起草工作。 2．综合管理部负责组织公司内相关部门对公文及表单进行会审，并负责公文、表单的统一颁布和管理工作。 四、分类 依照所指导的范围，公文分为红头文件、规章制度、企业标准、一般通知四类。 1．红头文件适用于公司内部组织架构调整、人事任免及其他公司重大决策。 2．规章制度是企业为实现规范化管理所制定的，员工在工作中必须遵守的行为规范性文件。 3．企业标准是指企业所制定的产品标准和在企业内需要协调、统一的技术要求和管理、工作要求所制定的标准。 4．一般通知用于将公司日常工作中的相关信息和要求及时传达给各部门周知和执行。 第二章 公文的管理 一、基本要求 1．红头文件 （1）组成部分：红头文件一般由眉首、主体和版记三部分。 a．眉首部分包括发文机关标识和发文字号。 b．主体部分包括标题、正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。 c．版记部分包括主题词、抄报单位、抄送单位、印发单位和印发时间、份数、打字员和校对员。 （2）页面设计及字体、字号 a．眉首部分：发文机关标识采用宋体，字号不限，可适当调整，置于同一行；发文字号采用三号仿宋字，居中显示。 b．主体部分：标题采用二号黑体字，加粗居中显示；其他采用四号仿宋字。正文首行空两格，左右无缩进，1.5倍行距，上下边距2.54cm，左右边距3.17cm，正文上页添加“（接下页）”，下页添加“（接上页）”，如版记需分页但又无正文时，应在当页注明“本页无正文”。 c．版记部分：主题词采用三号加粗黑体字；具体关键字采用三号加粗仿宋字、“抄报”、“抄送”采用三号仿宋字，其他采用四号仿宋字。 2．规章制度、企业标准、一般通知 （1）组成部分：规章制度、企业标准一般包括名称、编号、正文、发布日期等内容。其中，正文一般包含目的、范围、职责、内容（需要包括作业程序、工作流程、管理规定、奖惩办法等）、附件、相关记录（使用的表单）等内容。 一般通知应包括名称、编号、通知范围（部门名称）、正文、发布日期等内容。 （2）页面设计及字体、字号 a．页眉页脚：“页眉”距顶端1.5cm，居左设计“ ”标识，高1cm，宽1.05cm，居右设计“公司名称”，字体为五号仿宋，并设计规范的下划线；“页脚”距低端1.75cm，格式为“第×页共×页”，内容居中，采用五号仿宋字。 b．名称及编号采用仿宋字，居中对齐，加粗显示，名称采用小二号字，编号采用小四号字； c．正文与标题采用小四号仿宋字体，标题加粗。正文首行空两格，左右无缩进，行距固定值为22磅，左边距3cm, 右边距2.5cm，上下边距2.5cm。但是，相关记录（表单）所在的页面应设置为左右边距2cm,上下边距2cm。 3．公文内容编写要求 （1）规章制度类公文正文一般采用过程的方法进行编写，例如：《采购管理制度》正文可按物资采购计划（申购）、采购受理（采购接单）、询议价过程、采购合同（订购）、采购物质验收、付款等采购工作必须经过的过程进行分类编写，对各个过程（流程）具体要求和完成该过程所需的具体步骤、使用的表单进行详细的说明，也可加入供应商的选择、评价过程以及采购过程的一些管理规定、要求和违规的处理办法等内容。 （2）公文正文的序号按照以下层次进行编排： 第一层：“一、”，“二、”，…… 第二层： “1.”，“２.”，…… 第三层：“（１）”，“（2）”，…… 第四层：“a．”，“b．”，…… （3）若规章制度、企业标准等公文内容较多，则应按照“章”、“节”顺序进行编写。内容较少时，可以直接按照上述编号原则进行编写。 （4）规章制度、企业标准最重要的是可操作性，不得照搬、原文摘抄，应结合公司实际情况进行编写、反复论证，经相关部门共同会签后颁布实施。 （5）公文必须按照公司统一模板进行编写。 （6）文字简洁、概括，语句通顺，无语病。 4．公文的编号规则 公文类型 编号方法 红头文件 成泰总字【XXXX】X号（例：成泰总字【2013】1号） 规章制度 XYJ-ZD-XXX（例：YJI-ZD-001） 企业标准 XYJ-BZ-XXX（例：XYJ-BZ-001） 一般通知 成泰通字（xxxx）x号（例：成泰通字（2013）1号） 二、控制程序 １．有发文权限的部门为综合管理部，所有文件须经总经理审批。 ２．编制、审核 （1）红头文件、一般通知由综合管理部进行编制，经总经理批准并加盖公章后方可颁布执行。 （