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《文书学》 王健主编 中国人民大学出版社 2010 第三节公文格式模板设计 一、公文版式的页面设置 二、公文版式的制表位 三、发文机关标识和红线的制作 四、公文版式中常用符号的使用 五、自动图文集的使用 六、公文数字序号的设定 七、公文格式模板的保存 一、公文版式的页面设置 1999年12月27日发布的《国家行政机关公文格式》规定公文用纸标准为： 纸型：A4（210mm×297mm） 天头：37mm±1mm 订口：28mm±1mm 版心：156mm×225mm 正文用3号仿宋字体 每页22行，每行28字符 点击菜单栏中【文件】选择【页面设置】，弹出【页面设置】对话框。见图示 2。 在【页面设置】对话框中选择『文档网格』，首先点击下方的『字体设置』按钮。弹出【字体】对话框。 在【字体】对话框中，可以设定字体为“仿宋”，字号为“三号”。点击『确定』按钮，返回【页面设置】中的『文档网格』。 二、公文版式的制表位 确保光标在第一行，点击菜单栏中【格式】选择【制表位】，弹出【制表位】对话框。 将光标定位在秘密等级和保密期限之前，用键盘上的Tab（制表）键添加一个制表符，这时会发现，秘密等级和保密期限会在第28字符处右对齐。由于在前面定义过每行28个字符，所以这样就符合国标中规定的秘密等级和保密期限在右上第一行的规定了。 三、发文机关标识和红线的制作 选中菜单栏【插入】中【文本框】的【横排】选项将会出现一个文本框，在文本框中输入发文机关标识，输入完毕后选中文本框，单击鼠标右键，选中【设置文本框格式】，在这里设置红头发文机关标识的属性。 选择【颜色和线条】选项，将【颜色】一栏设置成“【无填充颜色】。 选择【大小】选项，将【高度】设置成【2cm】；【宽度】设置成【15.5cm】。（可根据实际情况调节尺寸。） 选择【版式】选项，单击【高级】按钮，【水平对齐】选项中的【对齐方式】设置成“居中”，【相对于】一栏中设置成“页面”；【垂直对齐】选项中的【绝对位置】设置成“页边距”， 【下侧】设置成“2.5cm”（平行文），“8.0cm”（上行文），（可根据实际情况调节尺寸。）最后单击“确定”。 选择【文本框】选项，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。 选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，发文机关标识制作完成。 使用相同的方法也可将完成制作发文机关标识下面的红线。 单击【绘图】工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线； 选中直线单击鼠标右键，选择【设置自选图形格式】设置红线的属性。选择【颜色和线条】选项，【颜色】设置为“红色”；【虚实】设置为“实线”；【粗线】设置为“2.25磅”。 选择【大小】选项，【宽度】设置为“15.5cm”。选择【版式】选项，单击【高级】按钮，【水平对齐】选项中的【对齐方式】设置成“居中”，【相对于】设置成“页面”，【垂直对齐】选项中【绝对位置】设置成“页边距”，【下侧】设置成“7.4cm”（下行文），“13.9cm”(上行文)，(根据实际情况进行调节)。单击确定。至此红线设置完成。 四、公文版式中常用符号的使用 一般的符号输入，可以通过菜单栏【插入】中【符号】来调出【符号】对话框进行插入。 在公文当中插入常用的符号，选中符号后点击菜单栏【工具】中的【自动更正】选项。这时，在【自动更正】对话框中“替换为”处会显示处常用的符号。 接着在“替换”处输入自己定义的快捷方式，如一个代号。在例子中是用“（”＋“*”＋“）”来替换常用符号“★”。 点击添加后，激活此项自动更正。这时在公文中输入“（”＋“*”＋“）”就会得到“★”。 五、自动图文集的使用 只要通过点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，就可以直接在光标所在点插入Word里自带的固定用语。 选中希望重复使用的文字，点击菜单栏【插入】中【自动图文集】，选择“新建”。弹出“创建自动图文集”的对话框，并且文字已经存在。点击“确定”完成操作。 六、公文数字序号的设定 点击菜单栏【格式】中【项目符号和编号】，调出项目“项目符号和编号”对话框选择『多级符号』。 按照国标确定4个级别的格式。首先选中级别“1”，选择编号样式为“一，二，三…”，起始编号为“1”，在编号格式处输入“．”编号位置为“左对齐”，对齐位置为“2字符”，文字位置为“0”，高级选项中的编号之后为“不特别标注”。见图示 23。 依次指定级别2、3、4的格式，注意编号样式的选择，以及编号格式处输入的符号。 使用时确保光标在需要编号的内容处，点击菜单栏【格式】中【项目符号和编号】，调出项目“项目符号和编号