受控文件管理规定.docVIP

深圳市格瑞普电池有限公司 文件编号 GRP-LD-GA-027 版 本 A 文件名称 受控文件管理规定 制定日期 2011.01.03 页 次 1OF3 目的： 为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。， 适用范围： 适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。 定义： 3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。它是按照 ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。 3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。如：电芯工艺、设备参数等。 3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。 4．职责 　 4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。 4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。 4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。 　 4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。 　 4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清单》。 5．程序 　　5.1文件分类 　　5 　　5 　　5 　　5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准 　　5.1.5 管理规定、管理 5.1.6 6.2 文件的编制与批准 　　6.2.1 　　6 　　6.2.3文件编号按《 　　6.3 文件的发放和领用 　　 6.3.1 受控文件发放前应加盖蓝 　　 6.3 　　 6.3.3 　　 6. 　　 顾客等相关方的文件，不加盖“受控”印章，不做更改（换）控制，但必须做好发放记录。 6. 　　 a) 在本公司调动到性质相同的岗位，保留原使用文件； 　　 b) 调出本公司或调到与原岗位无关的岗位时，原使用文件由发放部门收回或作出相应的调整。 　　6.4文件的使用 　　6 　　6 6.5文件的更改 　　文件更改或作废时，由申请者填写《文件更改申请单》或《文件作废申请单》，按原文件审批程序批准后进行更改或作废，并将更改后的正稿或作废的相应文件交至发放部门，由发放部门按原发放单位进行发放，同时收回相应的作废文件并在《文件收发控记录》上作相应的记录。 6.6 文件的管理 　　6 　　6 　　6 　　6 　　6 6. 6.6.7文件签收要确认 1.1文件接收人在接收文件时，要根据文控中心制作的签收表仔细核对文件的名称、编号、页数、版本状态等是否与所发一致、确认无误后方可签收。文件一经签收，则即属于文件接收部门使用和保管的范围。 1.2文件接收部门在文件受控期间如果人为将文件丢失，则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。 换版或作废文件回收要及时 2.1文件接收部门在接到文件换版或作废通知后，一个工作日内（特殊：如比较急的文件文控中心第一时间下发，接收部门第一时间回收。）给予回收完毕，逾期者则由文控中心对相关责任人开出扣款通知单（每开一张扣款通知单，将扣款30元），扣款通知单经相关领导批准后上交人事部。如果由于未及时回收导致用错标准发生质量事故，则视情节严重程度追加惩罚。 2.2 文件接收部门在及时将“换版或作废文件”交至文控中心时，经文控中心核实确为全部回收时，文件接收部门负责人须在该《文件收发控制记录表》中“回收人”一栏签名，此签收记录由文控中心存档。 3. 文件受控前要做好自我审核 3.1为确保下发文件符合ISO体系要求，文件制定者在将文件交至文控中心前要进行自我审核。自我审核包括：“文件名称、”“文件格式”、“ 文件编号”、 “文件内容”、 “版本状态”、 “文件规范性”等。具体参照GRP-LD-WI-001《文件编写作业规范》。 3.2文控中心会对呈交上来即将受控制的文件参照《文件编写作业规范》，在“格式”、“ 编号”、 “版本状态”、 “文件规范性”等方面进行核对，如有严重不符文件要求时，则由文控中心进行《文件受控异常登记》（详见附件表格），由文件制定人确认签名，同时该文件退回制定人进行重新审核，直到合格方可受控制下发。异常登记同类现象累积超过3次，则改为开《稽核罚单》给文件编制部门，做为警示和改善。 4.