电子文件管理工作课件.ppt

电子文件管理工作;2;3;一、电子文件概念;5;6;（三）电子文件的构成要素 电子文件由内容、背景与结构所组成，背景信息与结构信息统称为元数据。;2.背景 背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容： （1）文件的形成机构及其他相关责任人； （2）与文件有关或曾经有关的其他机构； （3）文件履行机构职责与目的； （4）文件的形成时间； （5）与文件有关的其他时间； （6）机构职能所体现的文件价值与重要性； （7）曾与文件有过关系的文件产生与保存系统； （8）该文件与其它文件和资料间的关系； （9）对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。 背景信息直接与电子文件的真实相关，比如收发文批办单上的内容就是背景信息。 ;3.结构 结构是指电子文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件使用的代码、数据结构、格式，以及载体、附件等方面的信息。 结构直接与电子文件的可用相关，是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。 ;9;10;11;12;;存储介质综合比较参考表;13;14;15;16;17;18;19;20;21;22;23;24;Page ? 5;2电子文件的管理核心 必须确保：真实、完整、可用和安全。 《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）; 电子（文件）档案管理原则 ? 真实性（Authenticity） ? 文件的真实性主要是指文件形成符合单位的工作 职责，文件和档案管理形成、接收、传输、保管 和处置的全过程都在受控的环境中进行，其每一 步都遵循相关的管理办法和流程，并对其进行记 录。同时能证明没有可以绕过受控环境对文件进 行操作的可能。; 电子（文件）档案管理原则 ? 可靠性（Reliability） ? 文件的可靠性是指文件的内容可信，可以充分、准确地反 映其所证明的事务、活动或事实，在后续的事务或活动过 程中以其为依据。文件应在事务处理或与其相关的事件发 生之时或其后不久形成，且由经办人或由业务活动设备形 成。; 电子（文件）档案管理原则 ? 完整性（Integrity） ? 一份文件的完整是指文件是齐全的，并且未加改动。 ? 应防止文件未经授权而改动。应用系统应做好以下控制： 文件形成之后可对文件进行哪些添加或注释，在何种条件 下可授权添加或注释，及授权由谁来负责添加或注释。任 何授权的对文件的注释、增或删都应明确标明并可跟踪。; 电子（文件）档案管理原则 ? 可用性（Useability） ? 可用性是指文件能够被定位查找、检索、呈现或 理解。文件的可用性还体现在：显示文件的背景 信息，以便于理解创建和使用这些文件的业务活 动的全貌；建立同一（或者类似）事由文件之间 的有机联系，以便于快速定位浏览这些相关文件。;（二）电子文件的产生系统 （1）OA（办公自动化系统）； （2）ERP（企业资源计划系统）； （3）CAD（计算机辅助设计系统）；（4）CAM（计算机辅助制造系统）； （5）CAT（计算机辅助测试系统）；（6）CAPP（计算机辅助工艺设计系统）； （7）CAI（计算机辅助教学系统）； （8）GPS（全球定位系统）； （9）GIS（地理信息系统）； （10）E-MAIL（电子邮件系统）； （11）EDI（电子数据交换）； （12）EC（电子商务系统）； （13）EG（电子政务系统）； （14）数码照相与摄像及多媒体系统； （15）A/D（模-数转换系统，如扫描设备和光学字符识别软件OCR）。 ;电子文件的归档方式 2种方式：在线归档和离线归档。 ;Page ? 18;二、电子文件管理的通用要点;二、电子文件管理的通用要点;二、电子文件管理的通用要点;（一）电子文件管理原则 电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密等五项基本原则。 《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）;（二）电子文件的管理职责 电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部