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上海市莘城学校 PAGE 上海市莘城学校 档案管理制度汇编 (2005年9月) 第一章 上海市莘城学校档案管理办法 总则 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》以及上海市档案局、上海市教育局制定《上海市中、小学档案管理暂行办法》的规定，为加强本校档案的科学管理，更好地为教育事业服务，特制定本办法。 档案工作是教学行政管理工作的重要组成部分，它是为领导决策，为教育教学工作提供信息和依据，是提高教学行政管理工作效率和工作质量的必要条件，是维护单位历史真实面貌的一项重要的工作。 坚持实行集中统一管理档案的原则，维护本单位档案的完整与安全，实现档案的有效利用。 第二节 档案工作体制、机构和干部配备 各部门必须参与档案工作，配备兼职档案管理人员，并制定岗位责任制。 人事干部负责本单位档案室工作，业务上受教育局及区档案局的监督和指导。 各部门的档案工作有一名同志负责，与校档案室建立档案工作网络。 档案干部要认真学习档案业务知识和教育专业知识，不断提高业务素质，更好地开展档案工作。 校领导要支持和关心档案管理人员，在职称评定、福利待遇等方面享受与其他专业人员同等待遇。档案管理人员要相对稳定。对有档案专业职称的档案干部在调离档案工作岗位时，应听取授予职称的档案业务管理机关的意见，同时档案干部调离前应办理交接手续。 第三节 档案工作的任务 负责本单位党、政、工、团等组织和内部机构所产生的全部档案，为本单位各项工作服务，并对各条线和部门执行制度的情况进行监督和检查，确保档案完整准确。 负责开发档案的信息资源，根据提供利用的实际情况需要，编制各种检索工具和开展档案编研工作。 参加单位科研项目评审鉴定，工程项目竣工验收和设备仪器开箱等活动。 第四节 文件材料的立卷与归档 建立、健全文件材料的归档制度。凡工作活动形成的具有保存价值的文件材料(包括党、政、团、教学、财会以及各条线形成的文件材料)，均由文书部门或业务部门进行收集、整理、立卷并定期向档案室归档。 档案室对归档档案的案卷应进行检查，对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷的质量，便于保管和利用。 各部门的档案一般应在第二年上半年统一向档案室归档，交接双方应根据案卷目录，核对无误后履行签字手续。 科学技术研究活动中形成的科技文件材料在科研项目评审鉴定后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。 基本建设活动中形成的科技文件材料，在基建项目竣工验收后一个月内，由项目负责人按归档范围向档案室移交归档。 凡价值5000元以上的仪器设备在购置、安装、使用活动中形成的科技文件材料采取随时归档的方法，设备部门应通知有关人员参加仪器设备的开箱验收活动。 财务管理中形成的报表、帐册、凭证等文件材料，除帐册和凭证在财务部门保存两年后向档案室移交归档，其它文件材料在次年的上半年向档案室移交归档。 各部门工作人员因公外出参观、学习、考察和参加各种会议收集获得的文件材料，要按归档范围的规定，及时向档案室移交归档。 凡归档的文件材料应经过整理和编目，做到字迹清楚、签署完备，不能用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水笔书写，以利于长久保存。 声像档案形成后要随时整理，及时归档，即由承办人员在完成摄录后三个月内向档案室移交归档。 第五节 档案的整理和保管 档案的系统整理应按部门分类、初步立卷、卷内文件整理编目、卷内案卷初步排列、案卷加工整理、案卷调整与编号、编制案卷目录七个步骤进行。1、制定档案分类方案，按照此方案指导文件分类、排列组合。2、将文件按一定特征分门别类，组合成一个有紧密联系的文件组合体即案卷。3、将案卷内文件排列顺序调整后固定下来编写页号，填写卷内文件目录。4、将同一类案卷按一定标准初步排列起来。5、填写备考表、装订、填写案卷封面。6、确定案卷排列顺序，按排列顺序逐卷编制案卷号。7、按照案卷排列顺序，将案卷的标题、保管期限、卷内文件起止时间和页数等逐项登记，形成为一本名册，即为案卷目录。 档案应有专门的档案库或档案柜保存，存放地点应坚固干燥、通风，并做到防火、防虫、防鼠、防盗、防潮、防尘、防高温等安全措施，定期检查保管状况，发现问题及时处理，保证档案的安全。 第六节 档案的提供利用 档案室保存的档案主要供本单位和上级主管机关利用，为本单位开展的各项工作服务。 档案室应根据工作需要编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，积极主动开展档案利用工作，为本单位各项工作服务，逐步提高档案利用效果。 档案室应建立档案借阅制度，借阅档案必须严格履行登记手续，写明借阅的目的，点交清楚，归还时要进行检查，及时注销。 借阅档案者要遵守借阅制度，不得在档案上圈点、涂改、划道污损，如有违者，按《档案法》第二十四条规定承担法律责任。