计算机应用基础项目三 人事档案管理.pptx

模块四 Excel 2010电子表格制作项目三 人事档案管理项目分析文本文档数据导入到excel中的方法DATEDIF、countif等复杂函数的计算使用方法表格数据生成图表的操作步骤任务一 导入文本文档数据新建一个excel工作簿，将文本文档中的数据导入到excel文档中。鼠标选中A1单元格，打开【数据】选项卡中的“自文本”选项，找到素材文件夹里面的文本文档“人事档案资料.txt”。任务一 导入文本文档数据在“文本导入向导”对话框中，第1步可略过，直接点击“下一步”按钮，然后在第2步中“分隔符号”栏目中勾选“空格”复选框，这时文本导入已初步完成，可直接点击“完成”按钮。任务一 导入文本文档数据适当调整各列的宽度，保存文档命名为“员工信息”。任务二 对表格数据进行函数计算1、DATEDIF函数的应用（1）、DATEDIF函数用来计算两个日期之间的天数差、月数差、年数差，因此我们可以使用DATEDIF函数来计算年龄。（2）、在G1单元格中输入“年龄”，再在G2单元格中输入函数的计算公式：=DATEDIF(F2,TODAY(),”Y”)。（3）、其中括号中的“F2”代表起始日期，TODAY()表示当前的日期，”Y”表示前两个日期之间的差用整的年数来表示。表达式中的所有符号需要在英文输入方式下输入。任务二 对表格数据进行函数计算2、countif函数的应用（1）、在文档的空白单元格中输入如下内容。任务二 对表格数据进行函数计算（2）、Countif用来计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。鼠标单击J3单元格，打开【公式】里面“其他函数”“统计”中的countif。任务二 对表格数据进行函数计算（3）、在对话框中输入区域范围及满足的条件，分别计算各个系部的人数。任务二 对表格数据进行函数计算（4）、双击J3单元格，将其中“C2：C101”的行标和列标前面加上“$”符号，把相对引用地址改为绝对引用地址“$C$2：$C$101”。任务二 对表格数据进行函数计算（5）、鼠标移动到J3单元格右下方，显示出黑色的填充柄，向下拖动至J6单元格，利用excel自动填充在J4：J6中复制J3单元格中的函数表达式，再将其中的“信息工程系”分别改为“电子系”、“机械工程系”、“自动化系”，完成各个系部人数的统计。用同样的方法完成其他三张表格数据的计算。任务三 制作各项数值的图表选择I2：J6单元格，打开【插入】选项卡图表中的“三维饼图”，制作图表。任务三 制作各项数值的图表将图表的标题修改成“各系部人数统计图”，挑选适合的图表样式完成。任务三 制作各项数值的图表将图表的标题修改成“各系部人数统计图”，挑选适合的图表样式完成。任务三 制作各项数值的图表如果需要修改图表类型，可以单击生成的图表，在【设计】选项卡下点击“更改图表类型”，或者使用“图表布局”、“图标样式”等对图表进行颜色、样式的修改。任务三 制作各项数值的图表右击图表的数据部分，在弹出的快捷菜单中，也可以设置图表的数据标签和系列格式，如数字、填充、边框等格式。任务三 制作各项数值的图表项目总结在单位的人事部门，常常需要把记录的数据进过分析，统计出各个职称、年龄、学历等阶段的数据，并生成比例图。因此我们可以使用一些较高级的函数来完成这一操作，并且能够通过这些函数的学习举一反三，掌握其他更多函数的使用方法。拓展延伸1、跨表引用在excel中不管是函数还是公式计算，常常需要引用其他工作表的数据来计算。与同一张表格数据的引用不同，跨表引用的表达式会在单元格的前面出现“！”的字样。比如：在“sheet2”工作表F5单元格中有表达式“=sum(原始数据!D3:D18)”指的就是计算“原始数据”工作表中的D3到D18的单元格的求和。如果用鼠标来选择的话，可以先单击“sheet2”工作表F5单元格，选择【公式】选项卡中的“Σ”自动求和。拓展延伸2、跨工作簿引用我们有时候计算需要引用不同工作簿中的数据，excel可以通过输入表达式的方式等办法来解决这个问题。比如在打开的工作表某个单元格中输入“=SUM('E:\各种文档\[成绩单] sheet1'!C3:C12)” 指的就是在当前表格中计算E盘根目录下“各种文档”文件夹里的“成绩表”工作簿中“sheet1”工作表的C3到C12单元格的求和。拓展延伸3、复杂函数介绍除了常见的求和、平均、最大值、最小值、计数、if等函数之外，还有一些函数也是常常用得到的。（1）countaCounta函数是计算区域中非空单元格的数目（2）countifCountif函数是计算某个区域中给定条件的单元格数目（3）sumifSumif函数是对满足条件的单元格求和