印章介绍信使用管理规定.doc

印章介绍信使用管理规定 SJE/ZY/JL-08 为规范公司印章和介绍信使用行为，制定本管理规定。 第一条 印章的管理 公司及与公司业务相关的各类印章（公司章、法人名章等），由总经理办公室负责管理，并指定专人负责保管。 因业务部门特殊需要，必须单独保管使用的印信，如财务专用章、合同章等，应登记备案后，由使用部门派专人负责保管使用，并建立使用印章登记薄。总经理办公室予以监督检查。 第二条 印章保管员的职责 （一）妥善保管印章，不得遗失和交他人代管，如有事外出应向经理办主任说明情况，以免影响用印。 （二）经经理办主任同意后方可用印。 （三）对不按规定用印的，有权拒绝用印。 （四）用印时要做到印迹端正清晰，保持用印的严肃性。 （五）要做好用印单位、用印人、用印事项、批准人等相关记录。 第三条 印章的使用范围 以公司名义的发文，上报下发的各类计划与总结，各类统计报表、各类专业人员职称证：公司颁发的各类奖状与证书，对外介绍信、证明信、回复函等。不符合规定的，不准用印。 第四条 印章的使用办法 凡需使用公司印章者，需经经理办主任同意或经公司总经理签属意见后，由公司印鉴管理员负责用印，未经批准不得携印章外出和空白用印，使用主要领导个人名章时，需经本人同意。 第五条 印章使用的注意事项： （一）建立印章保管登记册，载明印章名称、印文、印模和保管人姓名等项。 （二）印章保管人员要明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。 （三）印章保管人员不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加锁防止被盗，否则要负法律责任。 （四）一旦发现保管的印章有异常情况，或丢失应该保护现场，及时报告领导和有关部门，查明情况，迅速处理。 （五）印章保管人员要注意保养印章，及时清洗，确保用印时印迹清晰。 　 第六条 印章的使用： （一）用印时首先应检查是否有部门负责人批准的用章审批单。 （二）审阅了解用印内容，杜绝未经审阅其内容，而盲目用印的现象。 （三）每次用印都应进行登记。 （四）盖印 1、以单位名义发出的公文函件必须加盖单位的印章。 2、机关的正式文件只在文本落款处盖章。 3、带存根的介绍信、证明信或公函等要盖两处印章，一处盖在落款处，一处盖在骑缝线上。 4、凡是在落款处加盖的印章都要端正盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期年月日中的4-7个字。 第七条 停用的废旧印章要请示领导和有关部门做出处理决定，分不同处理情况，或上缴颁发单位进行切角封存，或由本单位自行销毁。 第八条 介绍信的管理 介绍信是公司出具的一种证明性文件，公司对介绍信的内容及其印章承担着相应的责任。因此，公司对其使用必须严格管理。开出介绍信或替换介绍信都要履行一定的手续。 （一）介绍信的两种形式： 一种是办公室秘书掌握的具有一定印刷格式的公司介绍信。有制发单位的名称，使用人的姓名、职务、事由、时间、有效期、用印等。 另一种是用公司信笺书写的，为请求或希望证明某种情况而使用的。 （二）开具介绍信的手续 需要单位介绍信者要先填写单位介绍信签批单，经部门批准后，由办公室秘书据此单填写介绍信，盖章后交给需用人。 （三）注意事项： 1、办公室给职能部门出具介绍信时要严格履行登记签发手续。 2、使用介绍信者的合法身份和事由要严格审核。 3、介绍信要有编号和存根，存根和发出的介绍信要一致。 4、事后应逐一核查介绍信用途、去向，并予以记录。应收回全部未使用的介绍信。 第九条 本规定由经理办负责解释，自经理办公会议审定通过后施行。