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采购询价要求和注意事项2016年12月 项目采购询价流程 项目采购操作有7个节点，分别为：1.需求立项申请；2.需求交底审核；3.询价发起及踏勘；4.报价回收及数据分析；5.意向议价沟通；6.询价结果整理；7.项目结果上报。 其中： 2.需求交底审核； 4.报价回收及数据分析；两项最为重要 1.需求立项申请 解决要干什么？为什么要干？谁对此负责？ 由需求部门发起 需经过需求部门领导、项目分管领导签署意见，重大项目需经总部工程分管领导及总经理审批。 需求部门需载明以下信息： 立项原因及预期结果、各项时间节点、初步费用预算、各环节对接部门（或人）等 该环节资料为:经项目总或总部领导确认的【立项申请书】 2.需求交底审核（必须过会） 需完成技术交底、成本交底（采购与预算）、法务（合同风险）、人力配置等；分别解决技术及安全规范、产品参数及施工要求、工期及进度安排等，成本预算及资金安排，合约风险管控，人力资源支持。 由需求部门发起交底会议，业务发起部门、成本采购、财务、审计、法务、行政等管理口与会 讨论确定以下事宜【一经确定，不得变更】： 技术规范及要求、验收标准、图纸等；工程量清单、设备实施品牌、参数等硬性要求；【需求部门及工程部门提供】 成本交底（采购与预算）及资金安排；【需求部门主导编制，采购配合完成初步预算，报财务审核并提供】 法务风险控制，特别就付款进度及条件、阶段性检验、施工安全要求及责任等；【项目法务】 人力资源支持与计划（行政管理费用），各阶段责任人确定及考核；【行政部门】 交底会议完成后，签署交底会议记录（需载明各部门配合事项） 需求部门需载明以下信息： 各项时间节点、费用预算、各环节对接部门（或人）等 该环节资料为（必须上传以下四个方面资料）: 交底会议记录；本次工程涉及的技术规范及要求、验收标准、图纸、工程量清单等相关全部资料；预算安排；人力资源计划 3.询价发起及踏勘 询价前资料准备 编制询价函【大型项目需编制询价书】； 需简要载明项目情况、响应条件、资质要求等。我公司在收到响应文件后，只有经资质审查合格的供应商才能参与踏勘等后续工作。 编制询价单（不得直接采用工程量清单）； 询价单需包含：询价单位信息、询价有效期、工程信息明细（产品品牌参数、施工工艺等）、生产（施工）周期、报价构成（单价、运费、包装费、税费等各项明细）等。 编制标底（妥善保管，除项目总与总部采购直接经办人外，任何人不得接触）； 根据工程量清单和询价单，编制标底。标底编制需结合当地市场价格水平、施工难易程度、可预见风险等要素进行编制，最终解释权归总部采购部。 重要合同条款； 主要为付款条件、验收标准、安全责任等 现场踏勘 工程项目必须现场踏勘，现场踏勘时必须记录以下信息：项目现场与工程量描述差异事项；施工协调事宜；是否有高空作业或夜间作业；其他非常规事项。 踏勘记录表，各响应报价供应商均需到场踏勘，并现场签署三方意见。将作为后期费用审核及供应商评审重要依据。如工程部认为该供应商不具备实际施工能力的，可除名，不再参与后续工作。 多方踏勘结果与原工程量清单严重不符的，为此，需要调整工程量清单的，将推翻之前全部环节资料，重新启动。由项目领导、总部相关领导启动追责。 该环节资料为：现场踏勘记录表。 4.报价回收及数据分析 报价回收 不接受技术、商务偏离； 拒绝供应商报价时附加任何条件，即 供应商要求须达到某附加条件，报价才成立等 不接受更改报价格式及内容； 询价单为我公司后续相关合同等环节必备法律要件，必须维护其规范性 询价单信息完整、完善并签署公章。 询价单信息必须完整，特别是报价有效期、工期、税费等 数据分析 三方比价分析表； 需与标底数据进行比对，并将结果信息反馈在比价表中 差异项调查与论证； 对于三家报价异常报价，需进行调查，并给出调查结果 拟定议价方案及意向议价供应商。 根据比价及调查结果，拟定议价方案及待沟通供应商 该环节资料为：三方比价表、多方报价（盖章）。 5.意向议价沟通 议价沟通 根据拟定议价方案与意向供应商进行沟通，并就达成一致意见事项，进行书面确认 对于部分合理修正意见，与需求部门沟通，并取得书面确认 三方确认后，修正报价及澄清说明需签章确认 初拟供应商 给出推荐意见 该环节资料为：意向供应商最终报价及澄清说明、项目采购推荐意见