工程业务合同管理办法.docVIP

工程业务合同管理办法 前言 本管理办法规定了工程业务合同的管理职责、合同格式、合同评审、合同签订的权限、合同编号、合同分发、合同保管与借阅等业务合同的具体办法。 一、总则 为规范公司工程业务合同的管理程序，以维护公司正常的经营秩序，确保公司的合法权益，减少合同纠纷，确保合同审批的合理性、灵活性以及合同执行的及时性。根据《中华人民共和国合同法》及公司现行的规章制度，结合公司经营的具体情况，特制定本管理办法。 1、范围 本标准适用于广州市XX公司（以下简称公司）签订的所有工程业务合同。 工程业务合同管理工作的基本原则 公司所有工程业务合同由成本管理中心成本控制部集中管理，各合同经办部门负责草拟合同并跟踪审批流程，资料员负责合同的编号、分发、归档与保管。 工程业务合同的种类 公司工程业务合同种类分为：联营项目、自营项目两大类。其中，联营项目的合同种类分为：承包合同、承包责任书、材料合同、劳务合同；自营项目的合同种类分为：承包合同、人工/机械合同、材料合同、专业分包合同。 二、合同格式 合同格式原则上按公司2012年7月9日发布的《广州市XX公司施工合同使用指引》中的合同范本。如招标文件内有提供承包合同文本格式，以招标文件内的合同文本格式为准。 三、合同评审 合同评审流程按《工程业务合同操作指引》（见附件一）执行。 四、合同签订的权限 经公司法人授权的各管理中心总经理为该中心所属业务合同的唯一签约人。 五、合同编号 合同的编号由五部分组成：公司名称、合同类别、项目简称、年份、合同序号。其中合同类别分为两类：A、施工合同类：施合；B、材料采购合同类：材合。合同序号为同一个项目同类合同的连续编号。例如，ABC项目的《绿化苗木采购合同》是2013年签订的，而且是本项目的第22份材料采购合同，合同编号应为XX材合A（2013）22号，以此类推。合同编号示例如下： 合同编号 公司名称 合同类别 项目简称 年份 合同序号 XX材合A（2013）22号 XX 材合 A 2013 22 六、合同保管、发放与借阅 （一）合同保管 1、保存的合同文档每季度清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。 2、资料员要加强对合同档案的统计工作，编制合同台账并及时更新。合同应根据实际需要，编制主题目录、目录索引等检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作，积极推进合同资源信息化，为公司各项工作提供优质服务。 3、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防虫等措施，以确保合同文档的安全。 4、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开。 （二）合同发放 1、合同正式签订后，三个工作日内由成本控制部资料员发放到有关部门。 2、合同发放必须进行登记签收。 3、具体发放部门按照《工程合同归口一览表》（见附件二）。 （三）合同借阅 1、各部门相关人员需要借阅合同，必须先填写《合同借阅审批表》（见附件三），经成本控制部经理审批同意后方可借阅。 2、资料员负责对合同的借阅进行登记并跟踪归还情况。 3、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。 八、本管理办法由成本控制部负责编制并解释。 附件一：《工程业务合同操作指引》 附件二：《工程合同归口一览表》 附件三：《合同借阅审批表》 2014年11月5日