会议管理实务项目二 会前筹备教案.doc

PAGE PAGE 1 项目二 会前筹备教案 一、教学目的 通过本项目学习，熟悉会务的策划与前期准备工作，能策划较大型会议，能做好会前的准备工作，培养会务管理人员的基本职业道德素养。 二、教学重点 会议筹备工作；会议方案的制作；案例分析。 三、教学难点 会议方案的制作；会场的布置；技能训练。 四、教学时数 10课时 五、教学内容 案例导入： “时装秀”方案 ××服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2012××服装集团夏季时装秀”。 2．参加会议人员：上级主管部门领导2人，行业协会代表3人，全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人，主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。 3．会议主持人：××集团公司负责销售工作的副总经理。 4．会议时间：2012年5月18日上午9点30至11点。 5．会议程序： 来宾签到，发调查表。 展示会开幕、上级领导讲话。 时装表演。 展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。 6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬， 签到表、产品意见调查表，服装集团产品介绍资料，订货意向书、购销合同。 7．会 址：服装集团小礼堂。 8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识， 上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。 9．会议用品：纸、笔等文具，饮料，照明灯、音响设备、背景音乐资料，足够的椅子，纪念品(每人发××服装集团生产的T恤衫1件)?。 10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿，安排交通车接送来宾，展示会后安排工作午餐。 分析： 从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。 小李的方案还有一些需要改进的地方： 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。?“时装秀”应改为“时装展示会”。 2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。 3．会议地点不应设在××服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。 4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。 （一）安排议题，确定步骤 议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，安排议题，要收集和筛选。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。 安排议题须注意三点：一是要将讨论同类性质的问题放在一起，二是按轻重缓急程度，三是保密性较强的议题放在会议后面。 （二）确定会议筹备方案（大中型会议） 议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划，它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下： （一）确定会议主题和议题。 （二）确定会议名称。 （三）确定会议议程。 （四）确定会议的时间和日期。 （五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。 （六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。 ?(七) 确定会议住宿和餐饮安排。 （八）确定会议经费预算。 （九）大型会议还需确定筹备机构与人员分工。 会议筹备方案示例如下： 可信公司技术训练专题研讨会筹备方案 一、会议主题 为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。 二、会议的时间与地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。 三、与会人员 公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。 四、会议议题： ??? (一)技术训练与提高企业综合竞争力。 ??? (二)技术训练与技术创新。 ??? (三)如何提高技术训练的质量。 ??? (四)技术训练方法的再讨论。 五、会议议程 会议由主管副总经理主持。 上午： ??? (1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。 (2)培训部总监专题发言。 (3)生产部总监专题发言。 下午： (1)分组讨论。 (2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。 (3)主管副总经理做总结报告。 六、会场设备和用品的准备 准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。 七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备 ??? (1)总