会议管理实务项目五 企业常见会务组织教案 (2).doc

项目五 企业常见会务组织教案 一、教学目的 通过本项目学习，熟悉企业常见会议，掌握常见会议的组织与服务工作，增强职业意识，提高职业适应度。 二、教学重点 会见会谈座位安排；新闻发布会与庆典仪式组织；案例分析。 三、教学难点 会务组织安排工作；会场的布置；技能训练。 四、教学时数 10课时 五、教学内容 会见会谈座位安排 案例导入： 2008年10月5日印度的王子贸易有限公司一行5人来到中国赛特尔汽车贸易公司参观访问，赛特尔贸易公司做了大量的工作：第一步做好接待准备。赛特尔贸易公司仔细检查活动场所、行车线路、交通工具等。第二步会见会谈。这次会见安排在会客厅，又方便进行友好的交谈。第三步引导来宾进入公司。印度客人到来前，公司负责本次参观任务的负责人或解说者在大门口迎接参观者。第四步做好餐饮服务。用具有民族特色、本地风味和客人喜爱的菜肴招待印度客人。第五步欢送来宾。 为了给对方留下良好印象，争取深入合作，中国赛特尔汽车贸易公司应如何安排此次涉外会见会谈？ 任务分析： 要圆满完成会见会谈活动，布置好场所，安排好座位，非常重要，有利于营造一种轻松愉快的交流气氛，收到很多的预期效果，也是办公室秘书工作人员做好来宾接待工作的重要一环。那么，秘书人员应如何安排会见会谈的座位呢？ 知识导航： 一、会见会谈的含义 会见，国际上一般称接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，这种会见，一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的，或是客人会见主人，这种会见，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国内不作上述区分，一律统称会见。接见和拜会后的回访，称回拜。 ????会见就其内容来说，有礼节性的、政治性的和事务性的，或兼而有之。礼节性会见时间较短，话题较为广泛；政治性会见一般涉及双边关系、国际局势等重大问题；事务性会见则有一般外交交涉、业务商谈等等。? ????会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以是指洽谈公务，或就具体业务进行谈判、会商。会谈，一般说来内容较为正式，政治性或专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。 东道主对来访者一般均根据对方身份及来访目的，安排相应领导人和部门负责人会见。来访者亦可根据双方关系和本人身份以及业务性质，主动提出拜会东道主某些领导人和部门负责人。一般说来，礼节性拜会，身份低者往见身份高者，来访者往见东道主。如是正式访问或专业访问，则应考虑安排相应的会谈。外交团间对同等级别者之间的到任礼节性拜会，按惯例均应回拜，身份高者对身份低者可以回拜，也可以不回拜。? ?二、会见与会谈的区别 1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。 2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。 三、会见会谈的基本程序 会见会谈的基本程序可以参见一下图示： 迎接 迎接 致辞、赠礼、合影 会见或会谈 记录 结束 ????四、?会见会谈的场所布置与座位安排 ????1、场所布置 会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。 会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。 2、座位安排 会见通常安排在会客室或办公室。宾主各坐一边。某些国家元首会见还有其独特礼仪程序，如双方简短致辞、赠礼、合影等。我国习惯在会客室会见，客人坐在主人的右边，译员、记录员安排坐在主人和主宾的后面。其他客人按礼宾顺序在主宾一侧就座，主方陪见人在主人一侧就座。座位不够可在后排加座。? 会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示： 记录 记录 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 译员 译员 主客 主人 客方人员 主方人员 双边会谈通常用长方形、椭圆形或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人占背门一侧，客人面向正门。主谈人居中。我国习惯把译员安排在主谈人右侧，但有的国家亦让译员坐在后面，一般应尊重主人的安排。其他人按礼宾顺序左右排列。记录员可安排在后面，如参加会谈人数少，也可安排在会谈桌就座。小范围的会谈，也有不用长桌，只设沙发，双方座位按会见座位安排。? 双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图(一)，或进门后的左侧如图(二)，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。 正门 正门 客方 主方 1 3 5 7 6 4 2 1 2 4 6 7 5 3 {译员} 主宾 {译员} 主人 （一） （二） 五、会见会谈的注意事项