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档案管理讲义 第二编档案管理第一章文书档案管理一、文书档案：是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在党务、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。二、文件材料的收集是指立档单位各部门及个人按照档案管理的要求，在日常工作中有目的地收集文件材料的活动。三、文件材料的收集工作的要求：1.文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；2.归档文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能；3.档案机构要加强对收集工作的监督和指导；4.及时移交应归档文件材料。四、文件材料收集主要有几种方法：1.严格按照归档范围进行收集。这是收集工作的主要形式。2.建立相关制度，加强对零散文件的收集。3.明确具体人员职责，保证归档文件材料齐全完整。4.平时收集。五、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务：一是确定归档范围；二是划分保管期限六、文件材料的鉴定原则：1.历史的观点，要分析文件材料的价值，不能脱离当时的历史条件。2.全面的观点，一方面要全面地分析文件材料各方面的特征，再一方面要全面地预测将来社会对档案利用的需要；既要考虑当前的需要，又要考虑长远的需要3.发展的观点，档案的价值有时效性和扩展性的特点。七、.鉴定应注意的问题：1.以文件材料为主，不是“有收必归”，凡是报道本机关情况，反映本单位工作活动的，或以简报形式发布的与本机关主要职能工作有关的文件，则应随同本机关形成的文件纳入归档范围。2.以文件材料价值为主，不是“有文必档”。3.归与不归，不能光看有无红字版头和文号。普发文件不存档。4.以本机关为主，不是“外机关都不要”，许多外来的上、下级文件，都是反映本机关主要职能活动的。5.要注意宏观文件材料，也要注意微观文件材料。八、2006年12月18日国家档案局颁发《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。各机关单位必须以此作为鉴定工作和判定文件材料归档和不归档的基本依据。九、机关文件材料归档范围：1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。4.其他对本机关具有查考价值的文件材料。十、机关文件材料不归档范围：1.上级机关文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料，不是重要的不保存。十一、国家档案局对文书档案规定的保管期限有2种，即永久和定期。定期一般分为30年、10年。带“重要”划分为永久。分析文件材料的内容是判定其价值和划分保管期限的基础。文件材料的现实作用和历史作用主要取决于其内容十二、永久保管的文书材料主要包括：1.本机关制定的政策法规性文件材料；2.本机关召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料；3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；4.本机关关于重要问题的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；5.本机关机构演变、人事任免等文件材料；6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。十三、划分保管期限应注意的问题：1.注意文件之间的联系，不要孤立地看其价值；2.注意考察文件的实际内容，不要单从形式上看其价值；3.注意考虑文件的长远需要，不要静止地看其价值；4.要综合研究文件的各种作用，不要片面地看其价值。十四、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》是正确区分文件材料价值、划分保管期限的基本依据。《档案保管期限表》主要由顺序号、条款、保管期限和备注等项组成。条款是一组类型相同的文件材料名称，包括一组文件材料的来源、内容和形式，文字要简明确切。十五、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、作为文书档案保存的各种纸质文件材料。十六、归档文件有以下限定：1.必须是办理完毕的文件材料，文书处理程序不是文件现行效用的结束。2.必须是文书档案范畴的纸质文件材料。3.必须是应保存的文件材料。十七、归档文件整理是将归档文件以“件”为单位进