会议管理实务项目一 会议认知教案.doc

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项目一 会议认知教案 一、教学目的 通过本项目学习,了解会务工作的基本内容及工作程序,掌握会议效果的因素,树立会议成本意识。 二、教学重点 了解会议的概念、要素与工作流程; 掌握影响会议效果的因素。 三、教学难点 预算会议成本。 四、教学时数 理论教学2课时 五、教学内容 案例导入: 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会,发了请柬邀请有关部门的领导光临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极,提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子,经询问礼堂负责人才知道,今天上午礼堂开报告会,某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知?? 一气之下,都回家去了。 事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心,在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉,但造成的不良影响也难以消除。 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢? 一、会议的含义 商业会议由若干人参加,他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇,也可以说是一个会议。然而,大多数工作会议比较正式,有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议,但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标,并概括于方程(一张议事清单)上,议程预先在与会者中传阅。 (一)是指有组织有领导地商议事情的集会。 (二)是指人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程,是一种经常商议事情并处理重大事务的常设机构或组织。它需要三人以上共同参与,以一定的方式聚合在一起,目的是为了议事,解决各种问题,而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议等。 二、会议的要素 ??? 1.形式要素:会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。 ??? 2.内容要素:会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。 3.程序要素:会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。 4.财务要素:会议经费、会议设备、会议服务设施。 最基本的会议要素:会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。 三、会务工作的内容 所谓会务工作:是指从会议筹备善后的一系列工作。 会务工作的总要求:充分准备、严密组织、服务周到,确保安全。 会务工作按时间顺序划分,可分为会前筹备工作阶段、会中服务工作阶段以及会后落实工作阶段等。具体工作分别见会务工作流程图: 会前筹备:确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规格→明确会议组织机构→明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→确定与会者名单→选择会议地点→安排会议议程和日程→制发会议通知→安排食住行→准备会议文件材料→制作会议证件 →制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中服务:报到及接待工作 →组织签到→做好会议记录→做好会议值班保卫工作 →会议信息工作 →编写会议简报或快报→做好会议值班保卫工作→做好会议保密工作 →做好后勤保障工作 会后落实:安排与会人员离会→撰写会议纪要 →会议的宣传报道→会议文书的立卷归档 →催办与反馈工作 →会议总结 四、会议的种类 根据不同的标准,常见的会议种类有: 按组织类型分:内部会议和外部会议,正式会议和非正式会议; 按会期分:定期会议和不定期会议; 按出席对象分:联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等; 按功能性质分:决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等; 按议题性质分:专业性、专题性、综合性等; 按规模大小分:特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人)、小型(数十人)、微型(数人)等; 按召开方式分:常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等; 按与会者的国籍及议题的范围分:国内会议和国际会议等。 按会议的性质分: (1)立法会议:是权力机构的会议,如各级人民代表大会。 (2)党务性会议:政党内部召集的会议。 (3)行政性会议:单位召开的执行性,工作性会议。 (4)业务性会议:又叫专业性会议。 (5)群众性会议,这是非专业性的表达群众的意愿的会议。 (6)交际性会议:旨在增进了解,发展友谊的会议,如会议茶话会、联欢会、交谊舞会。 随着社会的发展,管理活动日益追求高效,会议方式面临一切严重的挑战,电子会议应运而生。所谓电子会议,指采用某种通信手段,在各种电子设备的支持下举行。 电子会议不足之处: (1)无法目睹别人的反

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