会议管理实务项目三 会中服务教案.doc

项目三 会中服务教案 一、教学目的 会议期间，是秘书工作最活跃的阶段，秘书工作能力受到最严格的考验，秘书的中心工作任务是掌握会议动态，协助领导指挥与控制，并通过精心的组织和良好的服务，使会议既定的目标进行。 二、教学重点 会议接站、签到与接待；会议记录；案例分析。 三、教学难点 编写会议简报；保障会议安全；技能训练。 四、教学时数 6课时 五、教学内容 接站、报到、签到与入场安排 案例导入： （在总经理办公室） 李总：“小王，与会代表从今天起就会陆续到达，接站、报到、签到与入场安排等相关事项，你去负责一下。有什么困难直接向我汇报” 王俐：“好的，我会尽快落实的。” 思考：如果你是王俐，你准备如何落实？ 任务分析： 接站、报到、签到与入场安排是会议工作中的一项重要内容。秘书工作人员应提前做好准备，提前了解交通、住宿服务等相关的服务信息。做好接站、报到、签到与入场安排等工作可以作为考评一个秘书人员的工作绩效。 知识导航： 一、做好接站工作 接站：主办方要安排人员在机场、港口、火车站迎接。确定迎接规格，陪同人员。制作引导标识和指示路牌。必要时候对于高级领导要安排献花和欢迎队伍。 秘书人员应在与会者报到之前预先了解好其所乘的飞机、车、船的班次、车次。如无法了解，应在规定的报到日期内安排好车辆和接站人员。最好在车站、机场设一接待站，制作一块醒目的牌子或横幅，写明"×××会议接待处"等字样。待与会人员到来，尽快将客人送往会场或会议驻地。这是报到工作的第一步。 二、做好报到工作 当与会人员来到会场或会址报到时，秘书人员应热情、礼貌地接待： (1)首先对与会者的到来表示欢迎； (2)应将事先准备好的会议文件和用品，包括会议须知等材料以及住宿房间的号码、餐券等发给与会者； (3)尽可能引导客人到其住宿的房间，稍作简单介绍后提醒客人稍事休息，以解除旅途的疲劳，并叮嘱会议的第一项议程的时间、地点。 三、做好签到工作 按会议签到工作的基本要求，能够完成会议的签到工作。 为了随时掌握报到人数，要认真搞好签到工作。 秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。 四、做好入场安排工作 会议的入场一般是参与者在会议开始前陆续入场，而主席台上的嘉宾可以按顺序入场。 任务实施： 现在我们一起来解决“任务情境”中的问题： 1、安排人员在机场、港口、火车站迎接与会者；设置×××会议接待处。 2、设置会议接待大厅，服务人员做好签到、登记、验证。签到方式采用簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。 3、给报到者安排住宿，发放文件，预收费用。 与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。虽然在会议召开前，食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见。秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。 例如有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意。又如有的与会者可能对饮食不习惯，而提出意见，也应尽量改进。总之，合理的意见要求，应尽量采纳给以满足。 4、会议开始前一个小时，安排与会人员入场，入场前先签到。其中嘉宾最后入场。 5、总结下没有按时到达的与会者名单，做相应的处理。 知识拓展： 一、拟定会议的后勤保障方案 会期比较长的会议，要制定后勤保障方案。所谓后勤保障，就是指与会人员吃、住、行及娱乐活动等有关的各项工作。 (1)拟定饮食工作的方案 制定伙食费用标准； 制定卫生标准和准备卫生用品； 做好就餐人员的统计，包括少数民族及不同饮食习惯的情况； 预订餐厅或食堂。 (2)拟定住宿安排方案 统计好住宿人数、性别、年龄； 预订客房、档次和房间数量； 拟定房间分配的标准或方法。 二、会议签到 （一）秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。 1.簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口形成拥挤现象。因此，比较适合于小型会议或纪典性会议。 2.卡片式签到。卡片式签到又可以分为两种。一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可。另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入电脑，与会者入场完毕，签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。 （二）签到工作的基本要求 会议签到的目的，是为了统计到会人数，同时也能够有效地保证会议的安全。签到工作是准确统计到会人数的重要手段，做好签到工作有利于今后证实与会情况和联