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项目三 会中服务教案
一、教学目的
会议期间,是秘书工作最活跃的阶段,秘书工作能力受到最严格的考验,秘书的中心工作任务是掌握会议动态,协助领导指挥与控制,并通过精心的组织和良好的服务,使会议既定的目标进行。
二、教学重点
会议接站、签到与接待;会议记录;案例分析。
三、教学难点
编写会议简报;保障会议安全;技能训练。
四、教学时数
6课时
五、教学内容
接站、报到、签到与入场安排
案例导入:
(在总经理办公室)
李总:“小王,与会代表从今天起就会陆续到达,接站、报到、签到与入场安排等相关事项,你去负责一下。有什么困难直接向我汇报”
王俐:“好的,我会尽快落实的。”
思考:如果你是王俐,你准备如何落实?
任务分析:
接站、报到、签到与入场安排是会议工作中的一项重要内容。秘书工作人员应提前做好准备,提前了解交通、住宿服务等相关的服务信息。做好接站、报到、签到与入场安排等工作可以作为考评一个秘书人员的工作绩效。
知识导航:
一、做好接站工作
接站:主办方要安排人员在机场、港口、火车站迎接。确定迎接规格,陪同人员。制作引导标识和指示路牌。必要时候对于高级领导要安排献花和欢迎队伍。
秘书人员应在与会者报到之前预先了解好其所乘的飞机、车、船的班次、车次。如无法了解,应在规定的报到日期内安排好车辆和接站人员。最好在车站、机场设一接待站,制作一块醒目的牌子或横幅,写明"×××会议接待处"等字样。待与会人员到来,尽快将客人送往会场或会议驻地。这是报到工作的第一步。
二、做好报到工作
当与会人员来到会场或会址报到时,秘书人员应热情、礼貌地接待:
(1)首先对与会者的到来表示欢迎;
(2)应将事先准备好的会议文件和用品,包括会议须知等材料以及住宿房间的号码、餐券等发给与会者;
(3)尽可能引导客人到其住宿的房间,稍作简单介绍后提醒客人稍事休息,以解除旅途的疲劳,并叮嘱会议的第一项议程的时间、地点。
三、做好签到工作
按会议签到工作的基本要求,能够完成会议的签到工作。
为了随时掌握报到人数,要认真搞好签到工作。
秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前,签到的方式主要有两种。
四、做好入场安排工作
会议的入场一般是参与者在会议开始前陆续入场,而主席台上的嘉宾可以按顺序入场。
任务实施:
现在我们一起来解决“任务情境”中的问题:
1、安排人员在机场、港口、火车站迎接与会者;设置×××会议接待处。
2、设置会议接待大厅,服务人员做好签到、登记、验证。签到方式采用簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时,在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容,以表示到会。
3、给报到者安排住宿,发放文件,预收费用。
与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作,因此必须非常重视。虽然在会议召开前,食宿工作都已准备就绪,但与会人员到会后,仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见。秘书人员应当虚心听取这些意见,尽可能满足与会者的要求,做到主动热情服务。
例如有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求,秘书人员应尽量给以调换,实在做不到的,也应耐心给予解释,并表示歉意。又如有的与会者可能对饮食不习惯,而提出意见,也应尽量改进。总之,合理的意见要求,应尽量采纳给以满足。
4、会议开始前一个小时,安排与会人员入场,入场前先签到。其中嘉宾最后入场。
5、总结下没有按时到达的与会者名单,做相应的处理。
知识拓展:
一、拟定会议的后勤保障方案
会期比较长的会议,要制定后勤保障方案。所谓后勤保障,就是指与会人员吃、住、行及娱乐活动等有关的各项工作。
(1)拟定饮食工作的方案
制定伙食费用标准;
制定卫生标准和准备卫生用品;
做好就餐人员的统计,包括少数民族及不同饮食习惯的情况;
预订餐厅或食堂。
(2)拟定住宿安排方案
统计好住宿人数、性别、年龄;
预订客房、档次和房间数量;
拟定房间分配的标准或方法。
二、会议签到
(一)秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前,签到的方式主要有两种。
1.簿式签到。簿式签到是指与会人员到会时,在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容,以表示到会。簿式签到方式简便易行,但容易在会场门口形成拥挤现象。因此,比较适合于小型会议或纪典性会议。
2.卡片式签到。卡片式签到又可以分为两种。一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者,入场时,交出一张即可。另一种是磁卡签到,即与会者进入会场时,手持事先领取的磁卡,送进电子签到机里,签到机便即时将其姓名、号码等内容输入电脑,与会者入场完毕,签到情况便立即在电脑屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。
(二)签到工作的基本要求
会议签到的目的,是为了统计到会人数,同时也能够有效地保证会议的安全。签到工作是准确统计到会人数的重要手段,做好签到工作有利于今后证实与会情况和联
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