档案资料管理制度课件.docVIP

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX企X业XX标准 档 案 资 料 管 理 制 度 1 起草与发布 本标准由公司工程部提出并归口。 本标准主要起草人： 本标准审核人： 本标准批准人： 本标准于 年 月 日首次发布。 2 目的 本标准规定了公司形成的各类档案， 包括：工程档案、 物资采购档案、 商务合同档案、 会计档案、电子档案、人事档案、实物档案等的管理标准。 3 适用范围 适用于公司总部及项目部档案资料的管理。 4 管理职责 4.1 工程部 负责组织对项目部工程档案的形成、整理、移交工作进行检查、盘点。 负责对归档的资料进行编目、录入、贮存。 负责档案室管理，做好档案的借阅和利用工作。 4.2 综合部 负责行政公文、函件的收发记录、资料归档管理。 负责公司资质证照的和管理和归档。 负责办公类固定资产资料的管理、整理、移交存档。 负责人事档案的管理、整理、移交存档。 4.3 商务部 负责商务资料的管理、整理、移交存档。 负责商务函件的收发记录、资料归档管理。 1 档案资料管理制度 4.4 物资部 负责物资采购资料的管理、整理、移交存档。 负责物资采购函件的收发记录、资料归档管理。 负责公司工程设备、工器具档案资料管理、整理、移交存档。 4.5 财务部 负责会计档案的管理和归档。 5 管理内容 5.1 工程档案 4.1.1 归档的工程文件宜为原件。 4.1.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程要求。 4.1.3 工程文件应采用耐久性强的书写材料， 如碳素墨水等， 不得使用易褪色的书写材料， 如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 4.1.4 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 4.1.5 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝 晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。 4.1.6 所有竣工图均应加盖竣工图章。 4.1.6.1 竣工图章的基本内容应包括： “竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负 责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。 4.1.6.2 竣工图章示例如下图： 2 档案资料管理制度 80 竣工图 5 1 7 施工单位 编制人 审核人 7 0 5 7 技术负责人 编制日期 7 监理单位 7 总监 现场监理 20 20 20 20 4.1.6.3 竣工图章尺寸为： 50mm×80mm。 4.1.6.4 竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。 4.1.6.5 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布 置等有重大改变，或变更部分超过图面 1/3 的，应当重新绘制峻工图。 4.1.6.6 不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》 （GB/10609.3-89）统一 折叠成 A4 幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。 4.1.7 工程文件的立卷 4.1.7.1 立卷可采用如下方法： 1) 工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文 件和影像资料等； 2) 施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷； 3) 竣工图可按单位工程、专业等组卷； 4) 竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 4.1.7.2 立卷过程中宜遵循下列要求： 1) 案卷不宜过厚，一般不超过 30mm. 3 档案资料管理制度 2) 案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。 4.1.7.3 卷内文件的排列 1) 文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、 主体与记录不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、 记录在后的顺序排列。 2) 图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3) 既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。 4.1.7.4 案卷的编目 编制卷内文件页号应符合下列规定： 1) 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“ 1”开始。 2) 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在 左下角。折叠后的图纸一律在下角。 3) 成套图纸或印刷成册的科技文件材料， 自成一卷的， 原目录可代替卷内代替卷内目录， 不必重新编写页码。 4) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 4.1.7.5 卷内目录的编制应符合下列规定： 1) 卷内目录式样宜符合本规范附表的要求。 2) 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次标注。 3) 责任者：填写文件的直接形成单位和个人。 4) 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。 5) 文件题名：填写文件标题的全称。 6) 日期：填写文件形成的日期。