文件管理制度课件.docVIP

文件管理制度 一、目的 为了规范公司文件管理工作，保证文件的完整性及保密性， 理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 二、文件管理机构及其职责 1.公司文件工作实行三级管理，一级管理由行政部统筹管 理；二级管理由各部门进行文件资料管理； 三级管理由公司档案 资料室进行存档管理。 2.行政部负责人为公司的文件总负责人，负责公司所有文件 资料的统一管理和监督， 各部门的文件由各部门负责人负责本部 门文件资料的收集、整理，统一存档到指定位置。 3.文件负责人要严格执行公司文件管理规定，认真细致地做 好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。 三、文件制度 1.凡是涉及到公司经营的资料均属于归档范围，做好归档、 存档管理。 2.凡属于归档范围的文件资料均由公司集中统一管理、统一 指定位置存档， 并做好文件记录以及电子存档， 任何个人不得径 自留存。 3.归档的文件资料原则上必须是原件，原件用于报批不能归 档或相关部门必须保留的可以归档、存档复印件。 4.凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归 档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿以备正文备查。 5.属于工程项目文件资料待从开始承办、涉及到签约完成， 所有的资料由负责项目主管的负责人统一整理， 并填写资料归档 表。 6.由公司对外签订的经济合同 应保留两份原件 ，财务部及合 同执行（或签订）部门各保存一份。 特殊情况只有一份原件时由 财务部保存原件 。 四、文件保管制度 1.归档资料要按照制度进行登记、编制归档目录。 2.归档资料登记编号后放于指定文件柜，并以电子档形式保 存于公司指定文件资料保存电脑中一份 （填写资料前扫描成电子 档） 3.文件要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明， 存放科学。 4.文件负责人要熟悉所管理的文件资料，了解使用部门的需 求，掌握使用规律。 5.根据有关规定及结合公司实际情况，确定文件保存的期 限，每年年终据此进行整理和剔除。 6.经确定需销毁的文件，由文件负责人 填写文件销毁登记 表 ，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。 销毁的文件清单由 文件负责人保存。 7.严格遵守文件安全保密制度，做好文件流失的防护工作。 8.公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办 理调动手续。 五、文件借阅制度 1.文件属于公司机密，未经许可不得外借、外传。 2.借阅文件资料，须经文件保管负责人批准，阅档必须在办 公室指定的地方， 不得携带外出， 需要借出文件的须经文件保管 负责人批准。 3.借阅文件，必须履行登记、签收手续。借出文件时，应填 写文件借阅登记表，以便查阅和催还。 4.借出文件材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过 期由文件负责人催还，需要长期借出的须经总经理批准。 5.借阅文件资料人员必须妥善保管文件资料，不得任意转借 或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证文件资料完整无损， 否则追究当事人责任。 6.借出文件材料，因保管不慎丢失，要及时追查，并报告主 管部门及时处理。 7.重要文件、机密文件不得借阅，必须借阅的要经分管部门 负责人及总经理同意，必须外借的由总经理审批。