53、鹤煤办转〔2012〕12号-关于转发河南煤业化工集团《关于规范子公司三会报审事宜的通知》的通知.doc

PAGE PAGE 1 河南煤业化工集团有限责任公司文件 河南煤业化工〔2012〕177号 关于规范子公司“三会”报审有关事宜的 通 知 集团公司所属各单位、机关各部室： 为进一步强化集团管控效力，切实保障集团公司作为股东的合法权益，规范各级子公司股东（大）会、董事会、监事会（以下简称“三会”）议案材料的报审程序，提高审批效率，结合前期各单位“三会”议案报审情况、存在的问题及处理意见，现就进一步规范子公司“三会”报审有关事宜通知如下： 一、报审渠道 从2012年3月1日起，需报经集团公司审批的子公司“三会”议案，一律由各成员企业（或直属单位）通过集团公司OA系统提交“三会”审批流程，来完成报审程序。首次报审应首先联系集团公司信息中心赵娜（电话：0371开通相关权限。 二、报审范围 集团公司所属各单位（包括全资、控股及参股子公司）“三会”的年度会议和临时会议材料。 全资、控股子公司“三会”的临时会议中需由集团公司决策事项，应首先以公文请示的方式按照管理关系逐级上报至集团公司，经集团公司批复同意后，依照批复意见形成“三会”议案。经批复后的事项可不再履行报审程序。 三、报审材料内容 报审材料应包括：召开“三会”的请示、会议议案及其他支持性材料等。其中： 1、召开“三会”的请示，应放入“三会”报审流程的“正文”中。其内容包括：①公司基本情况介绍（公司名称，成立时间，注册地，注册资本，股权结构，核心主营业务等）；②拟召开会议名称和召开依据（理由）；③会议议题及主要议案概要；④本单位对议案的审核意见（或表决意见）；⑤其他需要说明的事项。 2、会议议案及其它支持性材料，应作为报审的附件上传至“三会”报审流程“基本信息”页面的附件中（注：每一个会议形成一个独立的word文档，不得压缩，文档名应简明扼要，例“XX公司2011年临时股东会材料”）。 3、在“三会”报审流程的“基本信息”页面完整填写“文件标题”、“联系人及联系方式”和“备注”（列举全部议案标题）等内容。 四、审批过程 1、部室审议：网上提交报审流程的子公司“三会”议案材料，经领导批示后流转至集团公司有关职能部室，由各部室按照职能分工（可参照附件2—《分工一览表》）进行审议，提出明确意见。需要其他部室协办的，应及时说明，其他部室应积极予以配合。 2、审核与审批：经部室审议，流转至业务分管领导审核后，由综合办公室汇总整理拟订处理意见，报集团公司主要领导审批。 3、回复意见：综合办公室按照集团公司审批过的处理意见回复报审单位。 五、有关要求 1、各成员企业（或直属单位）要认真学习《河南煤业化工集团2012年董事会工作要点》（河南煤业化工〔2012〕47号），结合自身实际，制订切实可行的实施细则并贯彻落实到位。 2、各成员企业（或直属单位）要指定专一部门负责，加强对本单位及所属子公司“三会”的管理。各单位于3月1日前将本单位责任部门联系人及联系方式报送至集团公司综合办公室。 3、各单位要严格按照附件1规定的格式及内容准备“三会”议案。在提交集团公司报审前，成员企业应组织本单位各有关部门对“三会”议案进行内部初审，修订基本错误，更正一般问题，并提出明确处理意见，确保议案对所议事项的分析论述全面、完整、准确、简洁，切实提高议案质量。议案常见问题可参照《“三会”议案常见问题列举》（附件3）。 4、上报的“三会”材料要内容完整，书写规范，材料齐全，编排有序。凡不符合要求的，集团公司将进行通报批评，严重者将予以退回处理。 附件： 1.子公司“三会”材料内容及格式要求 2.子公司“三会”材料各部室审议分工一览表 3.子公司“三会”议案常见问题列举 4.议案概要模版 二〇 （联系人：金洁 电话0371 河南煤业化工集团综合办公室 2012 附件1： “三会”材料内容及格式要求 一、报审材料内容 报审材料应包括：召开“三会”的请示、会议议案及其他支持性材料等。 （一）请示的内容及格式要求 1、标题: 全资、控股子公司：“关于XXX公司召开XXX年度股东（大）会暨第X届X次董事会/监事会会议的请示”。 参股子公司：“关于对XXX公司XXX年度股东（大）会暨第X届X次董事会/监事会会议表决意见的请示”。 （说明：有限责任公司称“股东会”，股份有限公司称“股东大会”） 2、请示正文包含以下内容： （1）拟召开会议的名称、召开原因、拟订召开时间。 （2）公司基本情况简