文书与档案管理教学课件作者周泉第八章.pptVIP

第八章 档案的检索、利用与编研 第一节 档案检索工作 第二节 档案利用工作 第三节 档案编研工作 第一节 档案检索工作 档案检索工作是指为促进档案信息的开发利用，采取科学的手段，建立档案检索体系和利用检索体系为利用者提供档案信息查询服务。 一、档案检索工作概述 档案检索就是把档案的内容和特征，存储在各种检索工具中，满足档案利用者的需要，快捷、准确地把档案查找出来的一种引导工作。档案检索是开展档案利用、开发档案信息资源、充分发挥档案作用的必要手段。 第一节 档案检索工作 1.档案检索的内容 档案检索工作包括两方面的内容:一是编制档案检索工具，建立检索系统;二是利用这套检索工具为档案使用者提供查找检索服务，具体情况是: (1)建立档案检索体系 这部分内容需要对档案的特征进行描述与标识，需要将每个文件或每个案卷变成一条具有关键词的记录或一个条目。然后对这些记录和条目进行系统整理、科学排序，形成不同的档案检索工具。具体工作分为以下两个方面。 ●等录标引。即在编制档案检索工具时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，并借助检索语言(如分类号、主题词等)将档案主题转换成规范化的检索标识的过程; 第一节 档案检索工作 ●建立档案检索工具体系。即按不同的检索标识对著录标引后形成的档案条目进行系统排列，形成不同类型的档案检索工具。 (2)档案信息查询服务 这部分的内容是利用各种工具为档案利用者提供各种查询服务，需要迅速、准确地检索出所需要的档案。具体也包括两个方面的工作: ●接受查询。即根据利用者的要求，制定检索策略，确定查找范围; ●查询服务。即根据检索策略，综合运用档案检索工具，找出利用者所需要的档案。 2.档案检索的意义 档案检索工作具有重要的意义，具体体现在: 第一节 档案检索工作 (1)检索是档案利用工作的关键检索工作在档案使用管理工作中占有相当重要的地位。 各级档案馆(室)在开展利用工作之前，必须先花大量的人力、物力，认真做好档案检索工具的制作，备好各种检索工具和检索手段，这是档案开发利用工作的关键。 (2)检索是档案馆利用工作水平的标志 能否及时、快捷、准确、系统地为用户提供所需要的档案是衡量档案馆工作的重要标准。 档案检索工作是档案馆把死资料变成活资料的关键，是档案开发利用工作的前提条件，也是档案利用工作好坏的一个标志。 第一节 档案检索工作 (3)检索是档案业务工作的一个重要学科 在档案管理信息化的今天，检索工作越来越成为一门重要的学科。它具体解决如下的问题: ●如何在网络上让更多的用户快速、方便地获得需要的信息; ●如何使档案信息让更多的人同时共享; ●如何在海量用户检索共享时不会出现信息堵塞; ●如何做好网络信息检索和共享使用中的安全控制; ●如何防止黑客对检索系统的恶意攻击等。 第一节 档案检索工作 二、档案检索工具 档案检索工具，是帮助客户迅速找到所需档案的工具，是档案馆为用户提供档案利用的手段。 1.档案检索工具的分类 根据不同的标准，档案的检索工具会有不同的分类。常见的档案检索工具分类方法主要有以下几种: (1)按编制体例划分 按编制体例划分，档案检索工具可分为目录、指南和索引三种。 第一节 档案检索工作 ●目录。目录是将档案的著录条目，按照一定的次序进行编排而形成的检索工具。例如，案卷目录、文件目录、分类目录、主题目录、专题目录等。其特点是著录内容比较详细，能比较全面地反映某一特定检索对象的内容和形式特征; ●指南。指南是以文章叙述的方式，综合介绍档案馆和档案全宗情况的一种检索工具。例如，全宗指南、专题指南和档案馆指南等。其特点是内容详尽，可作为公开交流的资料; ●索引。索引是将档案材料的某一内部或外部特征及其出处按照一定的原则和方法排列起来而形成的检索工具。例如，文号索引、人名索引、地名索引等。其特点是可以满足利用者对某些具有共同特征或反映同一事物档案材料的查找需求。 第一节 档案检索工作 (2)按载体形式划分 按载体形式划分，档案检索工具可分为卡片式、书本式、机读式和缩微式四种。 ●卡片式检索工具。卡片式检索工具是将一个条目著录于一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。其特点是:方便灵活，可根据需要修改和增删。但体积较大，不便携带与交流，容易丢失; ●书本式检索工具。书本式检索工具是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。其特点是:体积小，便于携带与交流。但不够灵活，不便修改和增删; 第一节 档案检索工作 ●机读式检索工具。机读式检索工具是以特定的编码形式将档案的内容和形式特征存储在计算机存储介质上，由计算机识读的检索工具。其特点是存储密度高，检索速度快、角度多，借助网络还可实现多人异地检索，不受时间和地点的限制，是当前档案检索工具的发展趋势。但是，其前期的数据采集工作