文书与档案管理教学课件作者周泉第七章.pptVIP

第七章 档案的鉴定、保管与统计 第一节 档案鉴定工作 第二节 档案保管工作 第三节 档案的登记与统计工作 第一节 档案鉴定工作 档案鉴定的目的是按照国家规定的标准，甄别档案的价值，确定档案的保管期限，将有价值的、对社会有用的挑选出来好好保存，将没有价值的、对社会没有用的档案剔除出来予以销毁。 一、档案鉴定概述 1.档案的鉴定的含义 档案的鉴定，广义上包括对档案真伪的鉴别和对档案价值的鉴定两个部分。档案馆(室)在业务工作中经常进行的是档案价值的鉴定。 第一节 档案鉴定工作 档案价值鉴定任务包括档案的“存”与“毁”两个方面，具体体现在: ●一方面，档案馆(室)要组织制定档案价值鉴定的标准性文件，确定文件材料的归档范围和保存时间，即所谓的“存; ●另一方面，还要对经鉴定没有保存价值或失去保存价值的档案进行销毁，即所谓的“毁”。 因此，档案的鉴定是一项决定档案存毁的重要基础工作。 2.档案鉴定的意义 对档案进行鉴定主要具有如下意义: (1)档案鉴定有利于重要档案的完整与安全 第一节 档案鉴定工作 ●能够将库存档案的层次和类别按价值大小、重要程度有所区别，这就使档案的管理工作有了高低主次、轻重缓急，有利于应付突然事件的发生; ●如果一旦发生水火灾害、地震泥石流、战争暴力等紧急情况，抢救工作就有了先后次序，就能够在极短的时间内使价值大的和珍贵的档案迅速得到抢救与转移，从而更有利于档案的完整与安全。 (2)档案鉴定有利于档案的查找利用 ●通过鉴定，可以对档案进行取舍，有用的档案才能发挥更大的作用; 第一节 档案鉴定工作 ●开展档案的鉴定工作，可以有效地解决档案庞杂与效用的矛盾，促使档案在整体上处于较佳的管理状态，为档案的利用工作创造极其有利的条件。 (3)档案鉴定有利于避免资源的浪费 ●档案的鉴定工作，可以分清库存档案的价值，区别档案的性质和层次、最大限度地调度档案馆的人力、物力和财力; ●同时，通过鉴定把失去保存价值的档案及时地清除销毁，也避免了劣质档案对资源的占用，可以有效地避免资源浪费，提高档案管理工作的效率。 第一节 档案鉴定工作 3.档案鉴定工作的原则 档案的鉴定工作是一项很细致、很复杂的工作，因此，在鉴定档案价值的工作中，要遵循以下原则: (1)坚持从国家和人民的整体利益出发的原则 一切从国家和人民的整体利益出发，是鉴定工作的指导思想，也是档案价值鉴定的基本标准。 从事鉴定工作的人不能从自己的偏爱出发，更不能从自己的需要和利益出发，要从党和国家的高度去看待档案的价值。因此，档案的鉴定必须从国家和人民的整体利益出发，深入分析研究档案的自身价值和社会需求，充分估计档案信息对整个社会发展所起的作用。 第一节 档案鉴定工作 (2)坚持尊重历史的原则 任何一份档案都形成于一定的历史环境，是当时社会政治氛围和经济状况的客观记载，不可避免地会印上历史的印记。所以，鉴定档案，必须尊重历史，具体应做到: ●把档案放到它所形成的历史环境中去，具体分析档案的内容和形式特点，考察档案文件之间的相互关系，预刚潜在的利用需求，判定档案的价值; ●对于历史土形成的某些内容不正确的文件，也应根据当时的历史条件加以分析考证，不可轻易销毁。 第一节 档案鉴定工作 (3)坚持提高效益的原则 档案鉴定的结果，一方面要决定有价值的档案的保存期限，另一方面要对失去保存价值的档案销毁处理，因此，必然要考虑社会的保存能力和保存效益的问题。 坚持效益的观点就是要在分析档案价值的同时，考虑收益与付出的关系，要考虑档案的保存效益。 (4)坚持价值发展的原则 用发展的观点鉴定档案，就是要从事物变化、发展的角度预测档案的长远价值。具体应做到: ●既要看到档案在现实生活中的作用，又要看到它在未来社会的作用，坚持价值发展的原则做好档案的鉴定工作; ●对一些有争议或我们这代人难以解决的问题，也不要轻易下结论，要从对历史负责的高度，为后人留有余地。 第一节 档案鉴定工作 (5)坚持全面保存的原则 档案的作用是多方面的，因此，鉴定档案的标准也是多元的，我们要坚持全面的观点来鉴定档案的价值。坚持全面的观点体现在以下方面: ●全面地预测社会对档案利用的需求; ●全面地把握档案保管成本与效益的关系; ●全面地判定档案的价值。 4.档案鉴定的标准 社会需要和档案自身的特点这两个方面构成了档案价值的鉴定标准。 第一节 档案鉴定工作 ●社会需要的阶段性。档案鉴定工作的内容之一就是要判断档案材料可利用时间的长短，并据此划分文件材料的保管期限，由此.我们可以看出档案文件在社会需要中具有一定的阶段性。把握档案文件社会需要的时段性，并据此确定档案的保管期限是一项难度很高的工作，需要认真研究档案发挥作用的规律性，全面分析档案利用的各种情况，综合考虑各社会、各方面的需求； ●社会需要的广泛性。具有长