文书与档案管理教学课件作者卢爽模块6档案提供利用及统计.pptVIP

任务12 为公司各部门提供档案服务 【知识目标】 ◆了解档案利用的主要途径 ◆熟悉开放档案的条件 【能力目标】 ◆熟练掌握档案提供利用的各种方法 【任务引入】 扬帆集团成立15年了，文件数量逐年增长，各部门对档案的利用需求逐年增加，公司要求档案室加强信息服务，并采用现代化手段提高查询效率，主动提供档案信息服务。 任务12 为公司各部门提供档案服务 【任务分析】 收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求。档案部门只有将档案纳入利用实践，使档案所具有的特殊功能与档案用户的利用需求发生一定的关系，才能充分发挥档案的积极作用，为社会创造更多的物质财富和精神财富。 为了满足各部门对档案信息大量快速的查询需求，档案部门必须熟悉室藏档案的成分、内容和检索工具的使用方法，主动了解各部门工作利用档案的需求，把握其需求规律，有针对性地做好档案利用服务工作。运用多种方式为企业管理提供档案信息并处理好利用与保密的关系是档案部门的基本任务。 任务12 为公司各部门提供档案服务 【相关知识】 档案的提供利用工作，亦称“档案利用服务”，是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供利用档案信息，为社会各项事业服务的一项业务活动。 一、基本途径 （1）通过提供档案原件。 （2）通过提供档案副本或复制品。 （3）通过提供档案信息加工品。 任务12 为公司各部门提供档案服务 二、主要方法 1档案阅览服务 阅览服务是指档案部门根据自身条件和利用需要，设立专门的档案阅览室，供利用者查阅利用档案。通过阅览服务，档案工作人员能为利用者直接提供所需档案材料、解答各种询问，迅速、准确地满足利用者的需求。 档案阅览服务的条件：应有专供阅览档案的房间——阅览室，阅览室应与档案库房邻近，不能与库房混合使用，面积大小可根据利用人数的多少和房间条件确定；应有必要的设备和档案检索工具，阅览室一般应当设置服务台、阅览桌、目录柜等，配备档案检索工具和工具书、参考资料等；公布阅览档案的制度，阅览档案的制度应规定阅览档案的时间、人员、手续、范围及其他相关事项。 任务12 为公司各部门提供档案服务 2档案外借服务 档案外借服务，指为了满足利用档案者的特殊利用需求暂时把档案借出，由利用者在档案室外面使用档案的服务方式。一般情况下，档案是不准外借使用的。 外借档案服务工作程序和要求：档案利用者外借档案，应当经过主管领导批准；对外借档案进行控制，一次外借的档案数量不宜过多，使用的时间不应过长；外借档案应履行交接手续，在“借阅档案登记簿”和“档案代卷卡”上进行登记，并将代卷卡放到所借档案的存放位置上；对外借档案到期不归还者，应及时催还，如果利用者确实需要继续使用，应经过批准办理续借手续；对归还的档案，应清点、检查，将档案放到原存放位置，并在“借阅档案登记簿”和“档案代卷卡”上注明。如果发现外借档案有被污损、拆散、撕破、抽换和散失等现象，应及时作出妥善处理。 任务12 为公司各部门提供档案服务 3档案复制服务 档案复制服务指根据档案原件制发复制本的档案利用服务方式。复制本有两种：一是副本，即反映档案原件所有组成部分的复制本；二是摘录，指反映档案原件某些部分的复制本。 4制发档案证明 制发档案证明的服务是指根据利用者的询问和要求，为证实某种事实(如审理案件、工龄、学历、职称和财产证明等)在室藏档案内有无记载和如何记载并摘抄而出具的书面证明材料。 任务12 为公司各部门提供档案服务 5档案咨询服务 档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案为根据，通过口头(包括电话)或书面形式，向利用者提供档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。 6电子化服务 档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方式，是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的数字化档案。 任务12 为公司各部门提供档案服务 档案电子服务的方式主要有以下几种： （1）直接利用，即到档案部门直接查询电子档案。 （2）提供拷贝，即向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，所用的载体应随不同利用对象而异。 （3）通信传输，即通过网络环境直接传递档案信息。 （4）网络服务，这是近年来基于互联网建立起来的一种全新的档案提供利用方式。 任务12 为公司各部门提供档案服务 三、开放档案 开放档案就是将一般可以公开的解除封闭，向社会开放，允许档案用户在履行简单的手续后，即可通过一定的方式，进行开放利用。 1开放档案的条件 （1）物质条件。对准备开放的或业已列入开放范围的档案，应