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任务19 网上发文流程 【知识目标】 ◆熟悉OA办公平台的功能 ◆明确文档一体化的概念 【能力目标】 ◆掌握在网上发文的流程 ◆掌握电子档案的管理方法 【任务引入】 总裁办公室要发一份《关于对新员工进行考核的通知》，请在OA办公平台上完成发文的全过程。 任务19 网上发文流程 【任务分析】 要完成此项工作必须能够熟练、正确地利用OA办公平台。此份发文是电子文件，草拟时要严格按照通知的格式撰写，在OA办公平台上进行“审核—签发—复核—校对—电子签名—登记—公布（发出）—鉴定—归档（删除）—检索—利用”的过程中，需要严格遵守《电子文件归档与管理规范》（GB/18894—2002）。 任务19 网上发文流程 【相关知识】 一、电子文件的管理 1电子文件的收集和积累 （1）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。如果正式文件是纸质的，并且保管部门已经开始进行向计算机的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要确定是否保留。 （2）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 任务19 网上发文流程 （3）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 （4）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。 （5）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 （6）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 （7）定期制作电子文件的备份。 任务19 网上发文流程 2电子文件的日常管理 平时收集、积累的电子文件，应做好日常管理工作，以便顺利归档和查找利用。 （1）建立文件夹。 内容相同或相近的电子文件，应放在一个文件夹中，以便分类保管。 （2）有序排列。 平时产生的电子文件，应该简单分类，使之有序化。在具体文件夹中，可以右击空白处，选择排列图标的方法，包括“名称”“大小”“修改时间”“类型”等。 任务19 网上发文流程 （3）拷贝另存。 为避免电脑故障或其他特殊原因造成电子文件的丢失损坏，应对产生的电子文件进行及时复制，并及时地把它另存到其他载体上。另外还要采取必要的保护措施，确保电子文件的安全。 （4）及时归档。 按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）的规定，及时把有价值的电子文件进行归档，转化为电子档案。 任务19 网上发文流程 3电子文件的归档 电子文件的归档是将应归档的经过整理的电子文件，确定档案属性后，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上以便长期保存的工作过程。归档工作的主要内容有： （1）确定电子文件的归档范围，是归档的首要任务，也是保证电子档案质量的关键。 （2）明确归档时间。电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档（称阶段归档），可视其具体情况而定。 任务19 网上发文流程 （3）归档份数。一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。即使在网上进行，也要保存一套。必要时应保存两套，其中一套异地保存。这样可以大大提高安全性和可靠性。 （4）对电子文件归档的要求，主要是真实、完整，达到档案的功能价值。 （5）归档方法。一是将最终版本的应归档的经过整理的电子文件存入磁、光载体介质上。二是压缩归档，采用数据压缩工具对网络上应归档的经过整理的电子文件，进行压缩，然后刻入磁、光介质上。但采用压缩工具的过程必须统一、规范。三是备份系统归档，一般在局域网或其他网络环境下采用。将确定要归档的电子文件在网上进行一次备份操作，还可将归档的电子文件存放在磁、光介质上。四是一致性的测试。 任务19 网上发文流程 二、OA办公系统 OA是OFFICE AUTOMATION的缩写，即办公自动化。 1OA办公系统的功能 OA面向不同层次的使用者，有着不同的功能表现： （1）企业高层领导。 OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，结合企业内部、外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据； 任务19 网上发文流程 （2）中层管理者。 OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务
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