文书与档案管理教学课件作者周泉第五章.pptVIP

第五章 档案工作概述 第一节 档案 第二节 档案工作 第一节 档案 随着社会的发展和商业活动的繁荣，文字的发明及运用，私有制、国家的出现，为档案的形成创造了条件。从这个意义上说，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，档案与文书是同一事物的两个不同发展阶段。 一、档案概述 1.档案的历史 档案一词的出现过程如下: ●据现有材料记载，“档案”一词最早出现在清代康熙十九年(1680)的《起居注》中; 第一节 档案 ●康熙四十六(1707)杨宾的《柳边纪略》中才出现了对“档案”一词的解释:“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也;存储年久者曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。” 一般认为，档案是指国家机构、社会组织或个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体。 第一节 档案 2.档案的含义 档案的含义具有丰富的内涵，具体体现在: (1)档案的形成主体是人由于只有人类进行的有目的的社会实践活动，才能产生档案，所以，档案是人类社会的特有现象。 (2)档案来源于社会实践档案是一种普遍的社会现象，它是在人类从事各种社会实践活动中产生的，这些社会实践活动涵盖了物质生产活动、科学研究活动、社会管理活动等社会活动的一切领域。 (3)档案记录的是原始信息档案的本质特征就是对历史的一种原始记录。 第一节 档案 (4)人类实践活动的多样性决定了档案的多样性档案的多样性表现在以下两个方面: ●其一，档案载体的多样性。档案载体的多样性主要源于人类不同历史时期的生产力发展水平的差异及科学技术进步带来的新材料、新的记录方式的出现，如声像档案、磁盘档案、光盘档案、胶片档案，等等; ●其二，档案门类的多样性。档案门类的多样性主要源于人们社会实践活动的多样性。 3.档案的形成条件 具体来说，文件转化为档案必须满足以下三项条件。 第一节 档案 (1)要办理完毕 只有办理完毕的文件才能作为档案保存。根据文件的不同功能，办理完毕主要有以下三种情况： ●完成了文书处理程序及相关工作的部署。此时主要适用于一些需要长期贯彻执行的法规政策和规章制度性文件； ●完成了文书处理程序。此时主要适用于只需在一定范围内传阅或向下传达的上级普发性文件； ●文件内容所涉及的事情已经办理完毕。此时主要适用于文件中所要办理的事宜一般在短期内即可办结。 (2)要有保存价值任何机关和个人，不可能也不必把工作活动中形成的所有文件都作为档案保存起来。具体做到如下: 第一节 档案 ●其中部分文件在事情办理完毕后，就失去了继续存在的价值，应当及时加以处置; ●而另一部分文件在办理完毕后，仍有多方面的查考利用价值，就应以归档的方式保留下来。 (3)要集中保存具有保存价值的文件只有完成了鉴定、整理、归档程序，才能转化为档案。 因此，各机关内部形成的具有保存价值的文件都必须及时移交本单位档案部门或分管档案工作的人员集中保存。 第一节 档案 4.档案的形式 档案的形式包括内容记录方式和档案的载体形式，具体如下: (1)档案内容的记录方式 档案内容的记录方式也是多种多样的，由手写、刀刻、印刷、晒制发展到摄影、录音、录像等，现代档案所记录的内容图文声像并茂，日趋直观与生动。 (2)档案的载体形式 从档案载体的发展演变来看，大致经历了甲骨、金石、简牍、缣帛、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、硬盘等多个发展阶段。 随着科学技术的发展，档案的载体还在不断朝着体积小、质量轻、承载信息密度大的方向发展和变化。 第一节 档案 二、档案的分类 档案的范围无所不包，从不同的角度，可以把档案分成各种不同的类型，主要有: 1.按档案的内容性质划分 根据档案的内容性质划分，各单位、各部门形成的档案可划分为人事档案、财务档案、组织档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案、历史档案等。 2.按照档案的时间划分 我国通常将档案分为中华人民共和国以前的档案和中华人民共和国时期的档案两大类。具体内容如下: 第一节 档案 (1)中华人民共和国成立前的档案指1949年10月1日中华人民共和国成立之前各个历史时期中形成的、各种内容和形式的档案，又称“历史档案”。这部分档案可具体划分为旧政权档案和革命历史档案。 (2)中华人民共和国成立后的档案指1949年10月1日中华人民共和国成立以后各机关、团体、企事业单位形成的档案，又称“新中国成立后档案”，是我国国家档案全宗中数量最多、内容最丰富、保存最完整的一部分档案，并将随着时间的推移和社会的发展继续增长。 3.按照档案的属类划分 第一节 档案 档案可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业