文书与档案管理教学课件作者周泉第一章.pptVIP

第一章 文书工作概述 第一节 文书 第二节 文书工作 第一节 文书 纵观中国五千多年的历史，文书的产生与发展可谓源远流长。 一、文书及其发展 1.文书的产生与发展 人类社会自从发明了文字，就开始有了文书。文书随着人类社会生活的发展，也经历了漫长的发展阶段，具体表现在: ●远古时代，人们把文书刻在崖壁上，或刻在动物的骨头、龟甲板上，这就是中国早期殷商时代的“刻辞”，又叫甲骨文。“众人协田”牛骨刻辞，是商王命令众人进行协田活动的行政文书，可能是中国最早的文书。根据考古的发现，我国现存最早的公务文书，是在河南省寄阳县发现的甲骨文书，其中大部分是殷朝后期几个王朝的活动记录和奴隶主的文告; 第一节 文书 ●前秦时期，文书刻到了木片和竹简上。老子的《道德经》、孙武的《孙子兵法》、“孔子作春秋”，孔子还亲自编撰了《诗经》，以后“四书”、“五经”、屈原的《离骚》、吕不韦的《吕氏春秋》、秦始皇的统一文字、萧何的《九章律》、司马迁的《史记》等把中国古代文书推向了发展高峰; ●自从东汉发明纸张以后，“文书”主要是指以纸为介质的书面文字材料。从汉代最早出现“文书”一词的资料看，当时的文书是指一些有史料价值的文字材料，即文籍典册; ●唐宋以后，相当于“文书”一词的名词概念，其含义更狭窄一些，主要是指一些实用性较强的文字材料; ●现在随着社会的发展，“文书”概念的内涵和外延都有了很大的变化和发展。 第一节 文书 2.文书的内涵 (1)文书的概念 “文书”，既可以指记录下来的文字材料，也可以指从事文字工作的人或职业、职务名称。即“文书”主要有两种含义: ●第一，“文书”是指物。即国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中或个人、家庭、家族在私务活动中所形成的文字、图表、声像等记录材料; ●第二，“文书”是指人。即在国家机关、社会团体、企事业单位里从事文书起草、处理、保管等相关工作的专职人员。 第一节 文书 本书主要介绍的是第一种含义。 总之，“文书”是人们在社会实践活动中，为了记载、公布、凭证和传递信息的实际需要，以文字或声像的方式在一定介质上表达思想意图的一种信息材料。 小锦囊 美国历史学家卡尔·贝克说，历史“作为一个实实在在的原事件，它已经消逝了。因此在处理它时，我们所能作为观察或试验的唯一客观的真实乃是事件遗留下来的某种物质遗迹——通常是一种书写的文件。” 第一节 文书 (2)文书的类型 文书主要包括公务文书和私人文书，具体而言: ●公务文书统称为公文，是国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文件材料; ●私人文书是指个人或家庭在其活动中形成和使用的文书，内容属于私人性质。例如著作、手稿、传记、日记、证书、房地契等。 第一节 文书 二、文书的构成要素 文书主要是由物质、符号、信息三要素构成的，下面具体介绍: 1.物质 文书的物质构成是指符号也必须以某种物质作为介质才能存在。文书的物质构成要素大致包括显字材料和书面载体两个方面。 (1)显字材料 显字材料指附着于书面载体之上，能显示文字符号的物质。显字材料的主要要求是: ●除了古代甲骨、石头、金属和有些竹简上的文字符号是用利器划刻或铸成凹凸形状借以显示的以外，其他材质，如羊皮、树皮、帛、纸等载体上的显示材料一般要求是与这些载体颜色反差较大的涂写物质; 第一节 文书 ●现代纸质文书的显字材料大多是墨水或油墨。对显字材料的要求是:附着牢固、不易褪色和变形; ●现代“电子文书”则告别了传统的显字材料，必将根本改变整个文书处理工作的手段和方式。 (2)书面载体 书面载体是指文书符号要素赖以附着的看得见、摸得着的物质，如古代的甲骨、金属、石头、竹简、羊皮、树皮、缣帛，直到后来的纸张等。 文书的书面载体是随着社会科学技术的发展而发展的，主要体现在: ●自从纸张发明以来.文书的书面载体就主要是纸了; 第一节 文书 ●随着现代社会计算机和信息技术的发展，文书的物质要素也有了巨大的变化，即除了纸质文书外，“电子文书”的使用范围越来越广，文书的介质发展到了纸以外的光、电、波等。 2.符号 文书的内容主要是依托一定的符号来记载、表达和传递的。按其表现形式，符号可分为图形符号和文字符号。 (1)图形符号 图形符号指图像、图表和各种标点符号及色彩的运用，它主要对文字信息起辅助说明的作用。 例如，公文中的红色反线，即表示这是行政公文;如果红色反线中间有一颗红色的“★”，则表明这是一份党内文件。 第一节 文书 (2)文字符号 文字符号指各国、各民族的语言文字，也包括各种数码符号，它是迄今为止文书信息赖以记载、传递的最主要工具。 3.信息 自古以来，文书就是记录和传递信息的重要工具，现代文书更是以记载信息、沟通信息为目的。文书的信息主要包括核心信息和附加信息两个方面。 (1)核心信息