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电子档案管理在中专学校档案管理中的应用论文范文 　　 　　[摘要]现代科学技术水平的不断提高电子档案的应用范围也日益广泛在中专学校档案管理中发挥巨大的作用本文主要分析了电子档案管理的现状深入探析了电子档案管理在中专学校档案管理中的应用措施 　　 　　[关键词]电子档案管理;中专学校档案管理;应用措施 　　 　　近年来现代化发展脚步的不断加快先进的科学技术在多个方面都有涉及立足于现价段的中专学校档案管理大多数采用的仍是落后的管理手段电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面进行多样化的分类同时拥有十分强大的保存功能电子档案管理常见的有以下几种类型：电子图像、电子报表、电子等电子档案管理因为其自身功能强大、使用方便的优势已经逐渐融合到人们的日常办公中有利于人们更好的开展工作 　　 　　一、中专学校电子档案管理现状 　　 　　现阶段根据电子档案管理实际的发展情况来看其自身存在以下几个方面的特征： 　　 　　（一）工作过量 　　 　　立足于中专学校自身发展的需求来看每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化档案变动的单位以千万进行衡量;同时会出现部分学生选择出国留学或是直接就业的情况增加了档案管理的难度;另外还存在许多跨地域的档案变动以及相应的维护、保存等方面都需要投入大量的人力、物力与财力导致了档案管理的工作过量 　　 　　（二）信息化水平过低 　　 　　现代科学技术水平的不断提高电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高科学技术的便捷性、有效性在实际的档案管理过程中却没有很好的体现也无法发挥它的高效性大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求目前中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性还不能灵活使用电子档案管理无法发挥它的作用性 　　 　　（三）变动量过于频繁 　　 　　中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学就这样的情况来看具有很强的流动性因此档案需要不断的输入或输出过于频繁 　　 　　这些都是电子档案管理的现状也是降低其高效性的主要原因 　　 　　二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施 　　 　　根据电子档案管理自身自身发展的特点以及在中专学校中的应用可以从以下几个方面入手： 　　 　　（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性 　　 　　第一提高存储设备的安全性能保证电子档案管理的专一性及时进行在线升级定期对电子档案进行护理保持存储设备的稳定性; 　　 　　第二及时对档案信息进行更新备份避免发生档案丢失不能找回的情况; 　　 　　第三开启防火墙模式进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性要不断强化科学技术及时更新升级提高电子档案管理的安全性能 　　 　　（二）建立健全规章制度使中专电子档案管理向规范化发展 　　 　　建立健全有关规章制度推动中专学校电子档案管理向规范化发展首先要提高有关管理人员的专业水平强化其安全使用意识帮助其树立正确的职业道德思想让他们全面认识到电子档案管理的重要性并能熟练掌握电子档案管理的操作流程从而能够灵活使用电子档案管理充分发挥它的作用;其次在电子档案管理应用到中专学校的过程中要充分考虑到学校自身的发展状况建立健全有关规章制度诸如信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等保证电子档案管理的安全性;再次在实际的操作过程中要完善电子档案管理的使用制度推动电子档案管理向规范化发展对其存储类型、使用方法进行统一的管理对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理尽量在电子档案转变的过程中避免发生信息泄露、文件损坏等现象坚决不允许在电子档案管理的过程中出现缺陷与此同时要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行 　　 　　（三）强化电子档案管理所需设备提高对中专学校的软件、硬件管理 　　 　　电子档案管理自身的特殊性要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术由此要能够全面提高电子档案管理的高效性就要求不断提高科学技术加强计算机研究强化网络技术等同时要研发出适合电子档案管理存储的软件和具有安全性能的信息加密软件使电子档案管理向高效性、安全性发展一方面要将电子档案中的信息进行备份可以采取刻录成光盘的形式;另一方面选用先进化的电子档案信息管理系统并完善相关安全保护制度提高电子档案管理的安全性要将安全管理落实实际的操作过程中及时更新软件保证中专学校电子档案管理的安全发展 　　 　　（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平 　　 　　中专学校电子档案管理的操作人员要求了解相关的档案管理知识具备一定的专