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汀罗镇中心幼儿园床上用品 采购监控制度 编号 编制 审核 批准 发布日期 采购监控制度 PAGE 9 目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 第一章 总 则 1 第二章 组织与职责 1 第三章 采购操作规范 1 第四章 供应商管理 3 第五章 附则 4 附录一：供应商基本资料表 6 附录二：供应商调查表（范例） 7 附录三：供应商评价表 8 附录四：产品采购计划（以半年为例） 9 附录五：定购单 10 第一章 总 则 为了加强我园采购与付款的内部控制，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，为经营活动的正常持续进行保证低价优质的产品供应，特制订本制度。 本制度适用于集团公司及运营管控型子公司的各种产品、服务的采购。 第二章 组织与职责 幼儿园（人员）负责采购过程进行监控，每季度重点检查各子公司采购的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。 如果所采购的产品是重要或技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行集体论证，必要时相关（人员）应该到场参与决策，并将决策结果提请求开会审批。 月度产品采购计划应在每月的25日分别报送幼儿园（人员）审核，经集团总裁审批后由子公司实施采购。 非计划性（预算外）的临时采购同样按照上述程序执行，依据相关审批权限进行审批。 幼儿园选聘采购人员时要着重考察采购人员的业务素质和职业道德，并根据具体情况对采购人员进行岗位轮换以避免风险。 第三章 采购操作规范 申购： （一）申购均须事前填具《采购申请单》，进入采购审批程序； （二）紧急采购申请单应优先办理； （三）接到撤销通知的采购申请，应迅速处理，在采购计划中删除； （四）无法于需用日期前办妥的采购申请，子公司必须及时告知相关人员。 询价与洽谈： （一）幼儿园应向供应商详细说明品名、规格、质量要求（及其他特别要求）、数量、交货期、交货地点、付款方式； （二）应积极调研市场上是否存在价格涨跌的因素，并据此与供应商进行采购谈判； （三）应尽可能注意寻求需购物资的低价优质替代品，并与相关使用部门沟通确定； （四）对于同规格的产品采购，子公司至少要选择三家供应商对交易条件（质量、价格、交货期、合作关系、信誉等）进行综合对比。在给各供应商的询价单上应详细注明质量、交货期、退换等条款； （五）在其他交易条件基本相同的时候，应优先考虑报价低的供应商。 订购： （一）通常情况下，向供应商下订购单（与申购单保持一致）进行采购； （二）对于需要预付定金、需要长期供应的产品、采购金额在_____元（人民币）以上、分批交货或有其他附加条件的采购，在获得相应的权限审批后应与供应商签订采购合同，然后将采购合同分别报送集团财务部、总裁办（人员）备案。 收货： （一）采购产品到达公司后，应详细核对以确认是否与订购单所列内容一致，并进行质量检验和入库验收； （二）所购各种产品必须有合格证、使用手册等相关详细资料； （三）产品入库前，填具《报验单》，由质检人员检验合格后负责办理入库手续； （四）如果到货产品没有达到规格或质量要求而需要退货时，负责组织办理相关退货手续并催收退货的预付/全额货款。 付款： （一）相关采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符，核对通过后填写《付款申请单》，随附采购合同、入库单和有效发票，按授权范围经子公司总经理或集团总裁审批后到归口财务部门（人员）办理付款； （二）财务部（人员）根据相关制度和流程进行付款审核并办理付款手续； （三）配合集团财务部，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符应查明原因并及时处理。 第四章 供应商管理 建立供应商档案： （一）负责建立供应商档案，相关部门予以配合； （二）对每个选定的供应商必须建立详尽的供应商档案，内容包括：《供应商调查表》、《供应商审批表》、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料； （三）应根据实际情况及时更新供应商档案； （四）供应商档案由指定专人负责管理，未经允许，其他人员不得随便查阅； （五）幼儿园（人员）保留供应商档案备份，必要时可以向幼儿园提出质询。 供应商调查： （一）凡欲与幼儿园建立供应关系而且符合相关条件的厂商都应填写《供应商调查表》，作为幼儿园选择供应厂商的参考信息。《供应商调查表》由幼儿园管理小组审核； （二）应随时关注供应商的发展动态及产品质量，依据《供应商调查表》每季度或半年复查一次，依变动情况更新供应商资料； 需要更换供应商时，出具《供应商审批表》，提请总裁办（人员）审核后报集团总裁审批。一般在下列情况下考虑更换供应商： （一）原有供应商不再能符合公司的要求； （二）新供应商的相关条件更适合公司的需求； （三）原有供应商由于各种原因拒绝