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欢迎大家！配件管理制度5231467主要内容配件管理采购流程入库管理出库管理三包技改退货管理平价调拨一、配件管理1.配件现场管理1.按先进先出制度定置摆放（可根据发货要求）按供应商及商品做好明显实物标识卡2.配件仓库中的原厂件、副厂件件、呆滞件、待处理、不合格件必须与正常商品严格隔离，并做好醒目标识3.对需要返回厂家的呆滞件、待处理件、不合格件更换，经配件主管核实，并将返回清单以纸质或邮件的方式发给配件应对的财务人员，由配件计划员与供应商进行商务洽谈，财务人员与供应商进行账务函接4.仓库管理员要做好防火、防潮、防盗工作，对库存物资的安全负责，否则承担相应的责任一、配件管理每日下班前对摆设仓库场地外的物料，与商帅系统核对2.配件盘点月末由仓库负责人组织人员对所有库存商品进行抽盘，编制盘点表，并与帐面余额核对年中和年终仓库管理负责人应协同财务部和其他有关部门对公司库存商品进行全面盘点，编制盘点表，并与商帅帐面余额核对详细的管理制度参照《仓库盘点管理制度》二、配件采购流程配件审批流程通过打印入账（仓管）市场需求（客户+库存）配件采购申请配件采购单录入审核（配件部负责人）配件采购（采购人员）付款（财务部）采购流程注意事项客户购货配件金额大于2000元时，应与客户签订购销合同各所管辖地区的服务负责人于每月25号前提交月度所需的配件临时采购：单次采购总额5，000元以上交总经理审批，单次采购总额20，000元以上交总裁签批实际采购价格与采购审批单价有差异需提交书面报告经配件部经理审批，报呈财务备案。采购单价超过已审批单价的10%，同时递交总经理审批二、配件采购流程二、配件采购流程采购流程注意事项常规、易损配件以45天周转量上限，下限为15天耗用量，结合历史使用量（前半年平均耗用量为依据）、上游优惠政策及年度指标设定为安全库存量配件采购通过货运公司运送，或异地取货，采购人员和相关收货人员应对采购的配件与提货单进行核对，如发现数量不符，货不对版，配件损坏，出现差异时，报领导处理异常情况配件采购负责对供应商进行追索，并将追索前情况、索赔后的结果报备财务配件采购通过货运公司或其他运输方式，由我司付运费的，先由配件部备用金支付，于每周星期一递交结算运费单据到财务部结算并补足备用金三、配件入库管理1.入库时仓库管理员负责清点实物数量，进行外观验收，同时要关注商品的价格、规格、型号、数量是否与订单一致，货物名称及编号是否统一1.配件入库2.所有采购行为的结算方式在商帅系统均采用“挂帐结算”方式3.商帅系统入库单位名称要准确，采购单打印后，不得随意更改，并不得重复打印，如需重新打印，必须征得配件经理同意，并及时通知财务部。4.在商帅系统严格区分原生产厂家同名或作用一致的非原厂生产的配件，配件部负责人在原厂件物料编码后加W，以便于识别原厂件与非原厂件，分开存放。三、配件入库管理2.配件入库审核5.配件部负责人在收到配件部助理交来《采购入库单》时，核对配件提（送）货单内容与打印的《采购入账单》是否一致，并在当天内在商帅系统进行审核6.配件部负责人审核通过后，在《采购入库单》上签字确认，并交由仓库管理人员当天在商帅系统办理入库手续7.仓库管理人员发现差异时，应立即向配件部负责人报告，由配件部负责人书面说明原因，交由服务总监跟进8.仓管采购单入账后，仓管人员必须当天将仓库红联留下，其余四联交配件助理，财务采购统计绿联由财务部，配件管理人员每周周一上午到配件助理处取，财务付款白联作为采购付款申请依据三、配件入库管理3.应付账款1.配件专员每月5号前与供应商核对上月配件采购应付账款明细及总额，并制表2.提交至配件部负责人及服务部长/总监进行审核，批复3.提交付款申请单，在每月10日前呈报财务管理部进行审核，执行付款申请流程4.财务管理部将货款转账至客户银行账号四、配件出库流程管理（三包、厂家技术改选除外）打印审核（配件部负责人）配件助理填制出库单仓管出库并审核签字收款（财务）配件销售人员签字确认1.明确销售负责人，销售负责人对单据须妥善保管，并有催促收款的责任12.单据出库时须服务人员签字确认，仓管签字，配件主管审核，财务复查，以上人员的签字确认；仓管并在系统作“入账”操作3.根据客户应收款状况，核定每个客户的逾期货款额，对逾期半年以上客户不允许发货4.若配件销售货款超过规定回款期限，因特殊原因需发货客户，须服务总监签字确认，并明确逾期应收款的回款日期四、配件出库流程管理（三包、厂家技术改选除外）注意事项商帅系统《销售出库单》在业务系统上采取“挂帐结算”方式在《销售出库单》的“销售类型”栏上填写出库单业务类型（规范商帅系统各类业务单据培训.ppt祥见销售类型分类规范）四、配件出库流程管理（三包、厂家技术改选除外）注意事项3.保外维修项目完工，项目负责人需二个工作日内