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中山医学院档案管理规定 第一章 总 则 第一条 为了进一步加强学院档案工作，有效保护和利 用档案，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案 法》）及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《中山大学 档案管理办法》等文件精神，结合学院实际，特制定本制度。 第二条 本制度所称的档案，是指从事教学、科研、管 理、社会服务等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图 表、声像等不同形式、载体的历史记录。 第三条 档案工作实行统一领导、集中管理原则，维护 档案完整与安全，便于利用。 第四条 各部门指定一名兼职档案员，将档案工作纳入 日常工作计划和长远工作规划、纳入考核管理机制、纳入有 关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的 同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。 第二章 人员及岗位职责 第五条 根据院领导职责分工，学院由党委书记主管档 案工作，各部门指定兼职档案员负责本部门的档案管理工作， 执行学校各项管理要求。 第六条 兼职档案员的主要职责是： （一）热爱本职工作，严格执行党和国家有关档案工作 的法律法规、方针政策和学校档案规章制度，积极参加档案 业务培训，具备专业工作知识，确保档案的完整与安全； （二）主动做好档案的接收、整理、保管、利用、统计、 宣传和编研工作，积极提出改进工作的意见和建议； （三）将需要归档的文件组卷装订，做到合乎要求、编 目清楚、标题准确、装订整齐，信息完整、著录规范； （四）做好本部门文件材料的分类、组卷、编目、登记、 保管、利用等工作，对涉密文档，交单位保密工作负责人保 管； （五）及时向分管档案工作负责人汇报工作，本单位有 关工作人员工作变动时，要其做好文件材料的交接工作； （六）将档案工作纳入部门年度工作计划和总结。 第四章 安全保障 第七条 严格值班值守制度，全面加强办公室和库房的 巡查，要配备和更新档案安全保管所必需的设施设备并定期 做好检修维护，做好相关人员的安全培训，要建立和健全库 房管理制度，落实防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防磁、 防高温、防强光等措施，控制库房温湿度，确保档案安全， 健全人防、物防、技防相结合的综合安防体系； 第八条 每学期进行一次全面、细致的档案安全专项检 查，特别是对库房核心区、防汛和消防设施、电气线路及防 盗设施等重点部位和设施设备进行全面彻底地检查，确保档 案安全； 第九条 不断健全档案安全事故预防、报告及处理机制， 按照《中山医学院突发公共事件应急预案》经常组织演练， 随时应对可能出现的各种情况，事故发生时要第一时间向院 办报告，并采取有效措施进行处置，严禁瞒报迟报漏报。 第五章 档案的收集与归档 第十条 要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接 收、整理、保管、利用和馆内各种数据情况进行检查和统计； 第十一条 实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档 的管理制度。各科室负责人应将文件材料归档工作纳入自己 的职责范围，做到每项重要的教学、科研、管理、社会服务 等工作，都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件 材料归档保存。 第十二条 部门立卷归档分工为：全院性、综合性的材 料由学院办公室、党务工作室负责立卷归档，其余均按职能 部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个 部门的材料由文件的主办部门归档，其他部门协办。 第十三条 归档类别及主要内容： （一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主 党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；党群部门的 工作计划、总结；关于党群管理的文件材料； （二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、 会议纪录及纪要；人事管理、行政管理的材料； （三）教职工人事类：主要包括学校教职工个人经历和 从事教育、科研及学校管理等社会实践的记录，如：履历表、 职工登记表、自传；入职、调动、外出进修学习时的鉴定、 成绩表；任免、考核、考绩、晋升技术职务、学位、转正定 级、调资级别、入党、入团材料、奖励处分等材料； （四）学生人事类：主要包括学校培养的学历教育学生 的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、 党团组织档案、毕业生登记表等； （五）教学类：主要包括在教学管理、教学实践和教学 研究等活动过程中形成，有关教学综合管理、学科