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招标项目档案资料管理资料.pdf 33页

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精品文档 招标项目档案资料管理 一、档案资料 招标过程中所有的文字资料(含电子资料) 、视频资料都是档案资料的组成部分,在项目 完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员,公司所有项目(含分公司项目)都必 须统一归档,分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外,其余档案必须由总公司统 一归档管理。分公司撤销时,未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室,才能办理 撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管,总公司将不定期的对各 分公司保管的档案进行抽查。 二、归档及备案时间 总公司项目,在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必 须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档,在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书 归档。有总公司外派人员的分公司,该外派人员兼任分公司档案管理员,分公司档案管理员应 督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。 监管机构资料备案时间: 序号 项目类型 监管机构 最迟备案时间 备注 三、档案资料的整理 1、电子资料 电子资料文件夹格式为“项目编号 +项目名称” (如:HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理 处“职工之家”房建工程施工招标) ,所有与本项目有关的电子资料(包括但不限于公告、资格 预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书 、 投标文件等)都拷贝到该文件夹下,在资料归档前上传到公司 FTP 网站(操作方法详见《公司 电子档案归档指南》 ),正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目,资 料应上传中央投资项目管理网站,经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。 精品文档 精品文档 2 、除未中标人投标文件外的所有档案资料,资料整理时应注意按过程顺序整理,特别是 招标过程比较复杂的项目。 2.1 档案盒:除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒,档案盒盒脊上 贴上相应的标签,保存期限为 15 年。 实施时间 11.06 HNZK 11111 招 项 标 目 人 名 名 称 称 1/1 保存期至: 2.2 湖南省政府采购项目档案资料 档案盒内应设盒内目录不装订,单独装订成册的资料首页设册目录,标注册内编码(用号 码机编码) ,档案盒内资料一般包括如下资料: 2.2.1 盒内

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