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地产公司参观接待作业指引.docx 6页

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编号: 版本/修改次第 A/00 XX地产参观接待作业指引 页次/总页数 PAGE 4/ NUMPAGES 4 PAGE4 / NUMPAGES4 XX地产 参观接待作业指引 发放编号: 生效日期: 2014-XX-XX 公开范围: XX地产板块内公开 XX地产发展有限公司 版次 编制 审核 制度体系 管理部门 审核 会审 签发 生效日期 A/00 目的 为使公司的参观接待工作流程化、标准化,提高产业地产项目接待工作的水平,特制定本流程。 适用范围 适用于公司的政府领导、合作伙伴、重大客户和其他重要客人到园区参观访问相关接待工作的安排。 术语及定义 无 关键活动描述 处理接待信息 受邀请的重要客人需接待的,可书面或口头提前通知项目行政人员。 邀请的重要客人需接待的,须填写《参观接待申请表》并提前一天通知项目行政人员。如时间紧急,接待后1个工作日内,补走流程。 招商运营部负责人全面了解来宾基本情况,包括来宾职务、来访具体时间、人数、参观目的和要求等,并将相关信息反馈项目行政人员,协同项目行政人员拟定接待计划,酌情安排接待标准,并报一线项目公司总经理审批。 确认接待人员及参观路线 招商运营部根据接待计划,协同项目行政人员,在接待前1天确认并通知参与接待的有关领导、解说人员等陪同人员。 活动现场布置 项目行政人员在来宾参观前1天布置好会场,根据接待计划准备欢迎牌、电子简报、相机、水果、茶水等。 项目行政人员接待负责人在来宾参观前1天通知相关部门落实园区环境卫生,保持园区环境卫生整洁。 项目行政人员负责门禁礼遇、车辆秩序及安全警戒等工作。 预订酒店及安排车辆 项目行政人员根据来宾情况提前按接待计划预定好宴请来宾的酒店,安排酒水、用餐标准,并根据来宾情况按接待计划预约好来宾下榻酒店。 项目行政人员根据来宾情况提前1天安排落实接待所需车辆,要求司机提前做好车辆清洁工作和车辆检查,确保车辆安全运行无故障。 实施接待、参观及交流 参与接待人员在园区入口站立迎接以示礼貌, 接待负责人及陪同人员应衣着得体,精神焕发,佩戴员工卡。 按既定的路线带领来宾参观园区。 会务接待管理 如有重要领导/客户或涉及公司召开的大型涉外活动,由招商运营部和行政人员制定详细的方案并拟订费用计划,安排会务接待,各单位积极配合做好相关接待工作。 参观完毕离场 来宾参观完毕无需安排宴请的,招商运营部及项目行政人员应与来宾再次握手致意,送来宾上车并目送来宾离场; 来宾参观完毕需要安排宴请的,需提前填制用餐申请表,明确用餐费用,报招商运营部和行政人员领导审核,项目负责人审批;宴请完毕后,招商运营部需汇总用餐费用,按权责手册进行审核审批。 记录接待信息 招商运营部负责整理参观接待过程中形成的各类照片、文字等材料,撰写参观接待记录,总结接待过程中的经验教训、改进建议,并将接待记录反馈至总部产业地产中心。 参观接待过程中,有必要时,项目行政人员应安排人员进行拍照,撰写接待活动新闻报道,3个工作日内发送给总部总经办进行新闻发布。 补充说明 本流程解释权属于地产总部产业地产中心。 支持性文件 流程指引 无 表单模板 《参观接待申请表》

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