吉林北华医药经销公司物资采购管理制度.docVIP

BEIHUA 吉林北华医药经销公司（北华医药超市） 物资采购管理制度 一、目的 规范采购行为，加强对采购业务的管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势。 二、适用范围 适用于公司各中心、各职能部门及各直属公司的物资采购，包括办公用品、IT产品。（媒体采购、自营商品除外） 三、基本原则 “四最”最快速度，最高质量，最低价格，最优质服务 四、职责 资产运营中心负责《申购单》的接收、确定1千元以下采购物资供应商，采购实施及归档； 资产运营中心经理负责确定1千元～5千元采购物资供应商及初步确定5千～5万元采购物资的供应商； 资产运营中心负责组织5万元以上物资供应商的招标； 需求部门对采购回来的物资进行验收； 资产管理员负责请购单的归档。 五、物资采购管理 1、物资采购按HYPERLINK \l "OLE_LINK3"《物资采购流程图》执行。 2、采购计划纳入资金计划中，具体呈批手续按《财务管理制度》执行。 3、请购 《请购单》填写 所有采购必须填写《请购单》，请购部门填写《请购单》时内容填写须清楚齐全，包括商品规格、型号、价格、具体要求及相关部门签字等。对所购物品价格不清楚时，可咨询采购部门，通报价格后，请购部门将其标注在请购单上，以便计划财务部对资金计划的控制。如果未咨询采购部门，标注价格低于市场价格，采购部门无法采购时，请购部门须重新填写请购单。 请购时间要求： 有特殊要求且可计划的、需供应商特别生产加工的物资，批量需求或大型活动需用物品，如：多联打印纸等，需提前一周将请购单送交资产运营中心。 4、询价的程序 1）对公司经常性所需物资，应当进行常年性的动态询价。 2）对非经常性所需物资，采购部门应在接到《请购单》一个工作日内进行询价，按照询价流程要求所询单位至少三家； 3）采购价格应包括以下几个方面： A．开发票价格； B．运杂费价格； C．安装调试价格； D．其它需质检部门检验或化验的费用； 5、付款采购 采购部门持按规定签批的请购单、借款单到计划财务部办理借款手续，对在同一商家购货金额5,000元以上或单位价值在1,000元以上的，原则上应用支票方式结算。 购回物资验收 1）请购部门应比较所收物资与请购单上的要求是否相符。如物资的质量、规格、数量等，然后再盘点物资并检查物资有无损坏。对质量、技术有特殊要求的验收部门应找专家进行验收并签署意见。 2）固定资产、低值易耗品的验收入库参照《固定资产、低值易耗品管理制度》。 3）验收部门如发现商品的质量、规格、技术性能等与请购要求不符，应拒绝签字并通知采购部门办理退货；如数量短缺的应要求补足。 报销 所购物资经请购部门签收后，采购部门应当持入库单、借款单及发票（发票上应详细注明所购商品的数量、单价、金额、规格、型号及供应商地址；如遇特殊情况，应附有说明或供应商开具的商品明细）按《财务管理制度》规定即时到计划财务部办理报销手续。 采购信息档案的管理。 1）凡是公司采购的物资，应按适当的标准详细登记采购明细账，注明所购商品的时间、数量、单价、金额、规格、型号、备注等内容。建立质量台账，对使用部门反馈不合格品进行登记。 2）将采购合同、标书、产品说明书、保修书等相关文件归档管理。 3）将采购计划表、请购单统一归档管理。 物资管理流程 物资采购管理流程图 物资采购管理流程图 记 录 时间要求 责任人 检查项目 步骤 依 据 序 号 确认 审批手续是否 齐全 填写内容是否 准确齐全 需求部门 即时 招标 流程 资产运营 中心经理 即时 总经理 资产运营 中心经理 2 ～ 7 个 工作日 采购 数量 、 质量等 是否符合要求 库房管理员 需求部门 1 个工作日 请购单 备选供应商资料 请购单 请购单 请购单 5 万元 以上 审核确定 供应商 合同供应外 1 千 ～ 5 万元 5 千元以上 请购单 请购单 发票 入库单 资产运营 中心 3 个工作日 供应商 报价单 资产运营 中心 确定 供应商 供应商是否 符合要求 合同 供应 内或 合同 供应 外 1 千元 以下 1 2 资产增加调配 流程 审批手续是否 齐全 填写内容是否 准确齐全及采 购权限 采购申请的提 出及审批 资产管理员 是否清晰齐全 即时 N 请购单 请购单 资产运营 中心经理 填写是否规范 数据是否准确 费用报销单 发票 、 入库单 请购单 5 千 元 以 下 票 据 归 档 报 销 采 购 及 验 收 供 应 商 确 定 供应商是否 符合要求 供应商是否 符合要求 请购单 请购单 验收 费用报销 归档 3 4