编修表格体验常规统计技巧.ppt

第三章 编修表格,体验常 规统计方法;学习目标： 通过本章的学习,创建一个多部门、多年份的工资统计表，并进行日常统计汇总 。 本章主要有两部分，第一部分创建和编辑表格，复习前一章节的内容，进一步了解表格编辑和使用的技巧；第二部分常用的统计和计算，复习公式的用法，学习三维加法;主要内容;第一节;复习表格创建的基本过程，掌握每一步过程的行为规范;①建立表格结构 明确管理目标 按月统计的工资汇总 表格结构分析 部门汇总 → 部门、员工名称单独成列 ??月统计 → 每一月份占一列 结 构 → 部门、姓名、各月份为上表头；每个员工 的各月工资为一行 通过新文档创建表格 ;②输入数据内容 此过程使用常用的输入方法，一是保证输入数据的准确性，二是提高工作效率;用填充法输入表头内容 哪些数据可以使用填充法输入？ 有规律的、重复使用的数据序列 使用的工具 通过单元格右下角的填充柄处理 操作 使用填充法完成输入上表头的“月份”;用复制、粘贴方法导入数据 为什么要用复制粘贴方法？ 批量输入现有数据，避免手工二次输入 保证数据的准确性和可监控性 使用工具 常用工具栏的“复制”、“粘贴”按钮 窗口切换工具Alt+Tab 操作 从“各部销售统计.xls”把数据复制到新建文档 添加格线、表头填色;③保存工资表文件到指定位置 为什么要使用“定位保存”? 在网络办公环境中,需要把公用文档存放在指定的位置,达到共享的效果 使用工具 “文件”菜单→另存为 操作 将文件保存到制定的位置(例如网上公共文件夹);第二节;认识表格的编辑与修饰过程中的可操作对象,深入学习表格的编辑技巧 表格的6个操作对象 单元格、行、列、表格区域、工作表和工作簿 重点掌握表格的编辑对象与操作技巧;主要内容;对象;②行与列的控制;添加、删除行与列 什么情况使用这些操作？ 列的增删 改变表格结构 行的添加、删除 调整记录的多少 使用的工具 “插入”菜单、右键菜单 插入行、列时的位置 新行位于当前行的上方 新列位于当前列的左侧;调整行高与列宽 默认状态 列宽为8.38个字符，超出会溢出（文本不存在溢出） 行高自动调整，同行单元格的相同 使用工具 行高：“格式”菜单、夹子光标、字号 列宽：“格式”菜单、夹子光标 操作 调整标题行高 设置列宽;最佳列宽 为什么用最佳列宽？ 保证表格排版结构的合理，将当前列的列宽按其中内容最长部分统一设置 使用工具 “格式”菜单、夹子光标 操作 分别使用两种方法把左表头设为最佳列宽;列宽不足与屏幕提示;隐藏、显示行与列 作用 将不需要总是显示的信息隐藏，节省屏幕空间，需要时随时提取 使用工具 “格式”菜单、夹子光标、右键菜单 操作 隐藏行与列 显示行与列;③工作表的控制;为工作表命名 作用 给相对独立的表格空间（工作表）赋予名称，方便定位管理 使用工具 “格式”菜单、右键菜单、双击 操作 为工作表标签命名 注意 有内容的工作表均应命名;移动、复制工作表 作用 移动：改变一组相关工作表顺序 复制：快速生成类似内容的新工作表 使用工具 移动：鼠标右键、拖拉 复制：鼠标右键、拖拉＋Ctrl 操作 移动、复制工作表（可在不同工作簿间） 位置的确定 拖拉：黑三角对应处 右键：选中工作表的左侧;添加、删除工作表 作用 增加新的工作表，删除多余的工作表 使用工具 插入：“插入”菜单、右键 删除：“编辑”菜单、右键 操作 添加工作表 删除工作表;多工作表控制 作用 连续或间隔选中来组合工作表，方便统一工作表内相关表格的结构;统一工作表结构 作用 保证不同工作表具有相同列宽 使用工具 组合工作表 列宽调整工具 注意 完成列宽修改后，撤销组合状态;隐藏、显示工作表标签 作用 防止对已经做好的工作表误操作，进行保护，需要时再显示 使用工具 “格式”菜单 操作 间隔选取工作表 隐藏工作表 显示工作表（多个可以选择，每次1个）;④针对表格区域的操作：查找与替换 有什么作用？ 提高工作效率，对一些分散的、相同的错误进行批量更改 可以查找和替换的内容包括 文本、数字、日期、公式和批注等 可以控制的选项 范围、搜索、查找范围 查找与替换内容的格式;在表格中查找特定数据 主要作用 快速找到含有指定内容的单元格 使用工具 “编辑”菜单→查找 技巧 使用“通配符”进行模糊查询（？和﹡);⑤命名的作用与语言公式 为什么要命名？ 简化编辑过程中有规律且重复性的操作，在处理和分析数据过程中，主要是定位和计算作用;定位（点名法） 作用 在同一工作簿的不同工作表之间，快速找到某个区域 使用工具栏 “编辑”工具栏的“名称”框 操作 为表格区域命名 用点名法查找表格区域;语言公式 为什么要使用语言公式？ 用明确的文字内容，直